"Это мой блог. 
Делюсь интересными мыслями и полезными знаниями". 


Как систематизировать бизнес?

Как систематизировать бизнес?
Что взять за основу?
Какие основные этапы нужно выполнить? Подробности смотрите в видео.  


Топ-3 вопросов от моих клиентов

Вероника Чмыхова

1️⃣ Сотрудники не читают регламенты, говорят, что им некогда. Как мотивировать их вникать и выполнять правила?

Не читают, потому что не видят в этом ценности для себя. Нужно эту ценность создать. 
- Создавайте потребность в регламентах и инструкциях, чтобы это был их рабочий инструмент. Например, инструкции сильно экономят время на обучение новеньких.
- Привлекайте сотрудников на этапе создания («мне нужна твоя помощь, ты же лучше знаешь»).
- Заранее готовьте сотрудников к изменениям, озвучивайте им проблемы компании и что их можно решить вот таким способом, который и будет внедряться. ⠀

2️⃣ Как разработать систему мотивации (систему показателей или KPI) для сотрудников? ⠀

Система мотивации должна быть связана с целями компании. Поэтому сначала разработайте цели, потом определите ежемесячные планы для достижения этих целей. И затем уже распределите эти результаты между сотрудниками. Это если коротко. 
Система мотивации – это конечный результат систематизации бизнеса, когда вы выстроили четкую систему из бизнес-процессов. Тогда мотивация будет работать. Если же ее придумать из головы без проработки основы, то есть вероятность не угадать. ⠀

3️⃣ Я человек НЕсистемный, у меня хаос в голове. Как мне стать системным? ⠀
Мой ответ: лично вам - никак. Я писала ранее в своих постах о разных типах личностей и как создавать эффективные команды. ⠀

Если вы создали бизнес и ощущаете себя несистемным человеком, то вы «интегратор» или «идейный вдохновитель». И это прекрасно.
Вам просто нужен в команду человек, который будет выполнять роль администратора и контролера.


Мои принципы

Вероника Чмыхова

У меня есть принцип: ценить время, своё и чужое.
Так много хочется успеть, вокруг столько всего интересного. И так жалко, когда время тратится на ожидание в очередях, на долгие странные совещания, пустые разговоры без решений и выводов.

Поэтому у меня есть правила, которые вытекают из этого принципа:
✅Не опаздывать. Лучше выйти заранее, чем опоздать и заставить других ждать.
✅Планировать свое время и задачи. На компе я веду эксель, на телефоне приложение Any.do
✅Писать заранее вопросы для обсуждения на встречах.
✅Готовиться к встречам/звонкам (посмотреть инфу о собеседнике и компании в интернете, на сайте). Чтобы быстро перейти к сути вопросов и не тратить время на погружение в тему.
✅Вести разговор к принятию решений, не давать уходить обсуждениям в сторону. Наверно поэтому меня часто приглашают на встречи, где нужно искать компромисс между разнополярными мнениями.


Почему сотрудники не выполняют задачи?

Вероника Чмыхова

ПРОВЕДЕМ ТЕСТ: закройте глаза и представьте себе ЗВЕЗДУ.
Все представили? 

А теперь скажите, какая она у вас?  
У меня это звезда на новогодней елке. 

А у кого-то это звезда в ночном небе. Или звезда на груди ветерана. Или звезда на танке.
А кто-то себя представил, звездой на пляже. 

Все мы разные и одно слово можем понимать в разных смыслах.
И когда таких слов много, возникает проблема. Один говорит и предполагает одно, а другой представляет совершенно другое и действует иначе. 

Например, вы ставите задачу сотруднику, а он делает совсем не так, как вам нужно. Или вообще не делает. 

Несколько лет назад я осознала один факт: очевидные для одних людей вещи могут быть неизвестны другим. 

И не надо питать иллюзий. Типа «если ты взял задачу, ты должен ее выполнить в срок, или заранее сообщить о невозможности это сделать» - это же очевидно!‼️
Пока вы этого не скажете напрямую (а лучше напишете!), и пока не получите подтверждение «правила приняты и усвоены» - никаких гарантий. 

К чему я веду.
Когда есть проблема «не выполняют мои задачи», одной из причин может быть отсутствие формальных общих правил работы.
Отсутствие регламентов, инструкций, написанных правил.

Т.е. они есть, но только у вас в голове. У сотрудника в голове - другая картинка и он делает так, как считает нужным. 

А вы в итоге нервничаете, считаете седые волосы и мечтаете о безлюдном острове. 
Решением проблемы станет построение системного бизнеса.


Делегирование задач

Вероника Чмыхова

БЫЛО БЫ КРУТО, ЕСЛИ БЫ СОТРУДНИКИ ДУМАЛИ КАК РУКОВОДИТЕЛИ.

Антон Палыч полностью доверяет своим сотрудникам и убежден, что они схватывают его мысли на лету. Поэтому его задачи звучат так: «Нам нужен макет нового сайта, чтобы было круто и клиенты рекой пошли. Начинай вчера».

Дальше может быть несколько вариантов развития событий.
1️⃣ - Сотрудник делает макет сайта, показывает его Антон Палычу, и… ему не нравится. Начинается бесконечная череда переделок, все недовольны друг другом.
2️⃣ – Антон Палыч через неделю уже ждет макет, а сотрудник планирует его сделать только через месяц. Все опять недовольны друг другом.
3️⃣ - Антон Палыч в текучке забыл о своём поручении и вспомнил о нём внезапно. А у сотрудника конь не валялся, потому что он тоже про него забыл. Никто же не спрашивал. Все снова недовольны друг другом.

Причины описанных выше ситуаций – неправильное делегирование:
1) не договорились о четких требованиях и сроках задачи
2) отсутствует системный контроль исполнения задач


Как владельцу бизнеса уехать в отпуск без проблем?

Одна из проблем предпринимателей – многие из них давно не было в отпуске.
Уехать сложно, поскольку на них лежит часть операционки.
Как от этого уйти? Рассказываю в видео.


Как оптимизировать работу с документами

Вероника Чмыхова

Оптимизация подразумевает ускорение работы с документами, исключение ошибок и потери важной информации. 
Что можно сделать:

1) Автоматизировать процесс согласования. Есть много программ, с помощью которых это можно сделать. Я в своей практике применяла 1С:Документооборот и Битрикс24. Документы "ходят" по согласующим автоматически и могут быть одновременно направлены нескольким лицам.

2) Пересмотреть процесс согласования в целом на предмет лишних действий. Реально ли всем этим людям нужно согласовать документ? Или есть те, кто просто получает информацию?

3) Убрать по возможности бумажные документы. Конечно, первичка и кадровые документы убрать не получится (кстати, это пока, тренд на автоматизацию четко прослеживается). Но вот служебные записки, приказы по предприятию, различные отчеты - это все прекрасно переводится в электронный вид и экономит время сотрудников и руководителей. 

4) Хранить сканы важных документов  с подписями и печатями (договоры, первичка, и т.п.). Можно из учетной системы сделать ссылки на файловое хранилище, где хранится скан документа (программисты поймут). 


Рекомендации к оформлению инструкций и памяток

Вероника Чмыхова

1) Инструкцию делает тот, кто предъявляет требования к сотрудникам в части выполнения каких-либо определенных действий.

2) Документ должен быть разбит на разделы, разделы пронумерованы.

3) В начало документа нужно вставить оглавление (или таблицу) со ссылками на разделы (чтобы можно было интерактивно перейти на нужный раздел).


4) Все требования (которые в виде текста) должны быть пронумерованы (сквозная нумерация через все разделы). Нумерация вида 1, 2, 3 или 1), 2), 3).

5) Скриншоты должны отображать правильный вариант заполнения документов (как должно быть). Выделение ячеек/полей/мест на скриншоте – жирной рамкой зеленого или красного цвета. Для акцентирования внимания на кнопках можно использовать стрелки или рамки. 

6) Если инструкцией описана часть процесса и задействованы разные исполнители – то в начало документа нужно вынести общее описание последовательности действий исполнителей.  

7) Страницы у инструкции должны быть пронумерованы (в нижнем колонтитуле справа). 

8) В верхнем колонтитуле должно быть указано название инструкции.


Как поставить цели?

Вероника Чмыхова

Нужно сделать 4 основных шага. И неважно, делаете вы цели для себя лично, или разрабатываете цели компании. Принцип одинаковый.

Шаг 1. Определите области для целей. Основные для личных: работа, финансы, здоровье, друзья, хобби, семья, отдых/развлечения. Основные для бизнеса: финансы, клиенты, технологии (процессы), сотрудники.

Шаг 2. В каждой области запишите то, чем вы сейчас недовольны. Или какие есть проблемы. Чем конкретнее, тем лучше. В каких-то личных областях проблемы могут отсутствовать, например в области развлечений. Ну, тут у кого как )))

Шаг 3. Пишем цели для каждой области по следующим правилам:
1) Что должно измениться? Смотри шаг 2. Или просто пишем хотелку.
2) Как должно измениться? Увеличение, уменьшение, не изменится.
3) На сколько должно измениться? Добавляем цифры: на сколько? С какого значения до какого? Проценты?  
4) Срок? В течение какого времени произойдет изменение? До какой даты?
5) Кто? Кого затронет изменение? Уточнить, если не указали это в пункте 1.
6) Место? Где, откуда, куда? География, территория.

Из ответов на вопросы собираем готовую цель. Пример сборки готовой личной цели: Мой вес уменьшится до 58 кг до конца 2020 года (изменение затронет лично меня и я уже написала «мой вес») и я увижу это на своих домашних весах.
Пример сборки готовой бизнес-цели: Количество клиентов увеличится на 30% (по сравнению с 2019) до конца 2020 года постоянных клиентов с регулярными отгрузками по челябинскому направлению.
После сборки текст цели нужно причесать, чтобы читалось красиво: Количество постоянных клиентов с регулярными отгрузками по челябинскому направлению увеличится на 30% до конца 2020 года.

Шаг 4. Теперь цели нужно зафиксировать. Они должны быть у вас перед глазами и попадаться на глаза как можно чаще. Сделайте заставку на телефоне или компьютере. Нарисуйте их на листе ватмана и повесьте в офисе. Приклейте стикеры на доске. В общем, подключите фантазию.

Есть трудности с разработкой целей? У вас в компании есть цели, но не получается их достичь? Записывайтесь на консультацию. 


С чего начать описание процессов?

Вероника Чмыхова

Начинаем всегда с основной проблемы, которая явилась причиной решения описывать процессы. Ответьте честно на вопрос «Для чего?» (используйте метод 5 почему). Возможно, только описание процессов тут не поможет. Разбейте деятельность компании на процессы. Сформируйте шаблоны для описания процессов (как будут выглядеть схемы, регламенты, инструкции). Зафиксируйте бизнес-процесс в виде схемы (основные этапы и передаваемые результаты). Далее можно описывать деятельность в виде детальных регламентов и инструкций. 


В каком формате описывать регламенты?

Вероника Чмыхова

Я использую два формата: 1) в виде текста, с разделами, правила фиксируются по пунктам; 2) в виде таблицы, в которой по каждому действию фиксируется исполнитель, срок выполнения и формат создаваемого документа. Формат лучше всего выбирать исходя из того, какой подходит для большинства сотрудников. В юридической фирме хорошо подойдет текстовый формат. А для компании, продающей игрушки, в табличном виде.


Как контролировать процессы?

Вероника Чмыхова

Каждый процесс подразумевает получение какого-то результата на выходе. Заключенный договор, доставленный заказ, вовремя сданная отчетность, удовлетворенность сотрудников, т.п. Соответственно, эти результаты и должны контролироваться. Кроме того, для контроля бизнес-процесса могут быть использованы промежуточные результаты (количество заказов в обработке или на определенной стадии, объем бракованного сырья, количество претензий, качество заполнения документов, и пр.


Как сделать планы и цели реальными?

Вероника Чмыхова

Кроме оценки достижимости целей и планов необходимо оценивать риски, которые могут помешать их выполнению. Иначе могут возникнуть форс-мажоры и помешать Вам. 
Можно воспользоваться готовой методикой оценки и анализа рисков, которая уже опробована на нескольких компаниях. 


Сколько времени займет проект?

Вероника Чмыхова

Срок зависит от размера компании и количества направлений деятельности. В компании 30 человек, в которой 3 основных процесса (Продажи, Сопровождение, Управление компанией), все регламенты можно описать за 2-3 месяца. Если компания больше, то обычно и процессов больше (появляется Управление персоналом, Управление проектами и т.п.), в этом случае проект может длиться от 6 месяцев до года. 


Как сделать регламенты работающими?

Вероника Чмыхова

Это непросто, но вполне реально. Обучение требованиям регламентов нужно проводить регулярно, причем не только для новых сотрудников. Очень хороший результат дает система дистанционного обучения с тестами по регламентам. Но это если есть ресурсы (регламенты меняются и данные курсов и тестов нужно тоже менять). Еще одна важная составляющая контроля - ежедневная проверка руководителем своих подчиненных. Проверять, соблюдаются ли правила, правильно ли заполняются документы, есть ли проблемы в коммуникациях. И в случае нестыковок всегда напоминать о регламентах, в идеале со ссылкой на конкретный пункт.