Вероника Чмыхова, бизнес-консультант
Как навести порядок в оргструктуре компании и обязанностях сотрудников
«Я управляю напрямую 15-тью сотрудниками. Всё замыкается на мне. Если уезжаю в командировку - то все идет не так. Хочу, чтобы оперативные вопросы решались без моего вмешательства».
«Все делают всё, каждый отвечает за всё. Присутствует некий хаос и совмещение должностей».
«Нужно масштабироваться, но непонятно, кого нанимать в первую очередь. Никто не может четко сказать, чем он занят. Не всегда понятно, кто за что отвечает, обязанности не закреплены формально».
Вы стараетесь изо всех сил: работаете по 12 часов в сутки, закрываете и продажи, и производство, и даже вопросы бухгалтерии. Команда вроде есть, но вместо того, чтобы разгружать вас, постоянно создаёт новые задачи: кто-то делает не то, кто-то вообще не делает, кто-то перекладывает ответственность на других. В итоге всё падает обратно на вас.
Кажется, что если хоть на день выпасть из процесса, бизнес просто развалится. Вам звонят ночью с вопросами, днём вы "тушите пожары", вечером исправляете чужие ошибки. А перспективы нет: развитие тормозится, потому что вы не можете заниматься стратегией — вы по уши в операционке.
Такой бизнес не растёт. Он вас выматывает. Но ведь это не значит, что команда плохая, правда? Скорее всего, проблема в том, что у вашей компании нет чёткой структуры и распределения обязанностей.
Неэффективная оргструктура тормозит ваш бизнес
1. Это не моя задача. Сотрудники не знают своих зон ответственности. Задачи бросаются или выполняются кое-как. Всё сводится к вечным спорам: кто за что отвечает и кто виноват.
2. Все всё делают. Каждый берётся за всё подряд, что умеет. Продажник помогает с доставкой, курьер пытается разобраться с возвратами, бухгалтер звонит клиентам. Эффективность падает, ошибки растут.
3. Вы — центр вселенной. Люди постоянно бегут за решением к вам. Вы принимаете все ключевые решения, вмешиваетесь в мелочи, которые давно могли бы решаться без вас. Вы перегружены, но ничего не успеваете.
Вы уже в сотый раз объясняете, как делать ту или иную задачу, а она снова выполнена не так. Люди не понимают, чего вы от них хотите. Вроде опытные сотрудники, но без вашего контроля постоянно допускают ошибки. Без вас бизнес просто встанет. Кажется, что никто в компании не знает, как решать даже базовые вопросы.
Как навести порядок в оргструктуре
Создание оргструктуры — это не скучная формальность, а способ разгрузить себя, сократить количество ошибок и подготовить компанию к росту.
1. Разделите обязанности по ключевым функциям
Любой бизнес можно разбить на несколько основных процессов:
Посмотрите на ваш бизнес. Кто отвечает за эти бизнес-процессы? Иногда оказывается, что, например, за закупки отвечаете только вы. Или что логистика полностью "повисла" на одном человеке, который уже не справляется.
Разбейте каждый процесс на конкретные функции и назначьте ответственных.
2. Назначьте конкретных ответственных за каждую функцию
У каждого сотрудника должна быть своя зона ответственности. Не абстрактная ("отвечать за клиентский сервис"), а максимально конкретная.
Например, в логистике должны быть ответственные за функции:
3. Пропишите ценный конечный продукт
У сотрудников должна быть чёткая картинка, что они должны предоставить в результате работы. Ценный конечный продукт должности. Это дает фокус в деятельности, чтобы состыковать ожидания сотрудников и их руководителей.
Например, ЦКП менеджера по продажам – это выполненный план продаж, с соблюдением определенных условий. Условия могут различаться, в зависимости от того, какие проблемы чаще всего происходят в бизнесе. Например, условия соблюдения определенной доли маржинальности или выполнения правил оформления документации.
Что это даст вашему бизнесу?
Не ждите, пока хаос поглотит вас. Начните с малого: разберите обязанности, назначьте ответственных и постепенно вводите порядок.
1. Вы разгрузитесь. Вместо "решателя всех вопросов" вы займётесь тем, что действительно важно.
2. Сотрудники будут работать эффективнее. Понятные обязанности и зоны ответственности мотивируют сотрудников, снижают количество ошибок и увеличивают производительность.
3. Бизнес станет готов к росту. Порядок в структуре — это фундамент, без которого бизнес не сможет масштабироваться.
«Все делают всё, каждый отвечает за всё. Присутствует некий хаос и совмещение должностей».
«Нужно масштабироваться, но непонятно, кого нанимать в первую очередь. Никто не может четко сказать, чем он занят. Не всегда понятно, кто за что отвечает, обязанности не закреплены формально».
Вы стараетесь изо всех сил: работаете по 12 часов в сутки, закрываете и продажи, и производство, и даже вопросы бухгалтерии. Команда вроде есть, но вместо того, чтобы разгружать вас, постоянно создаёт новые задачи: кто-то делает не то, кто-то вообще не делает, кто-то перекладывает ответственность на других. В итоге всё падает обратно на вас.
Кажется, что если хоть на день выпасть из процесса, бизнес просто развалится. Вам звонят ночью с вопросами, днём вы "тушите пожары", вечером исправляете чужие ошибки. А перспективы нет: развитие тормозится, потому что вы не можете заниматься стратегией — вы по уши в операционке.
Такой бизнес не растёт. Он вас выматывает. Но ведь это не значит, что команда плохая, правда? Скорее всего, проблема в том, что у вашей компании нет чёткой структуры и распределения обязанностей.
Неэффективная оргструктура тормозит ваш бизнес
1. Это не моя задача. Сотрудники не знают своих зон ответственности. Задачи бросаются или выполняются кое-как. Всё сводится к вечным спорам: кто за что отвечает и кто виноват.
2. Все всё делают. Каждый берётся за всё подряд, что умеет. Продажник помогает с доставкой, курьер пытается разобраться с возвратами, бухгалтер звонит клиентам. Эффективность падает, ошибки растут.
3. Вы — центр вселенной. Люди постоянно бегут за решением к вам. Вы принимаете все ключевые решения, вмешиваетесь в мелочи, которые давно могли бы решаться без вас. Вы перегружены, но ничего не успеваете.
Вы уже в сотый раз объясняете, как делать ту или иную задачу, а она снова выполнена не так. Люди не понимают, чего вы от них хотите. Вроде опытные сотрудники, но без вашего контроля постоянно допускают ошибки. Без вас бизнес просто встанет. Кажется, что никто в компании не знает, как решать даже базовые вопросы.
Как навести порядок в оргструктуре
Создание оргструктуры — это не скучная формальность, а способ разгрузить себя, сократить количество ошибок и подготовить компанию к росту.
1. Разделите обязанности по ключевым функциям
Любой бизнес можно разбить на несколько основных процессов:
- Маркетинг
- Продажи
- Снабжение (закупки)
- Производство (или оказание услуги)
- Логистика
- Финансы и бухгалтерия
- Персонал
Посмотрите на ваш бизнес. Кто отвечает за эти бизнес-процессы? Иногда оказывается, что, например, за закупки отвечаете только вы. Или что логистика полностью "повисла" на одном человеке, который уже не справляется.
Разбейте каждый процесс на конкретные функции и назначьте ответственных.
2. Назначьте конкретных ответственных за каждую функцию
У каждого сотрудника должна быть своя зона ответственности. Не абстрактная ("отвечать за клиентский сервис"), а максимально конкретная.
Например, в логистике должны быть ответственные за функции:
- Организация доставки заказов
- Контроль остатков на складе
- Работа с возвратами
3. Пропишите ценный конечный продукт
У сотрудников должна быть чёткая картинка, что они должны предоставить в результате работы. Ценный конечный продукт должности. Это дает фокус в деятельности, чтобы состыковать ожидания сотрудников и их руководителей.
Например, ЦКП менеджера по продажам – это выполненный план продаж, с соблюдением определенных условий. Условия могут различаться, в зависимости от того, какие проблемы чаще всего происходят в бизнесе. Например, условия соблюдения определенной доли маржинальности или выполнения правил оформления документации.
Что это даст вашему бизнесу?
Не ждите, пока хаос поглотит вас. Начните с малого: разберите обязанности, назначьте ответственных и постепенно вводите порядок.
1. Вы разгрузитесь. Вместо "решателя всех вопросов" вы займётесь тем, что действительно важно.
2. Сотрудники будут работать эффективнее. Понятные обязанности и зоны ответственности мотивируют сотрудников, снижают количество ошибок и увеличивают производительность.
3. Бизнес станет готов к росту. Порядок в структуре — это фундамент, без которого бизнес не сможет масштабироваться.
Хотите узнать, какие 5 ошибок чаще всего совершают предприниматели при построении оргструктуры?
Читайте в отдельном посте на моем телеграм-канале.
