Как навести порядок в оргструктуре и обязанностях сотрудников

«Я управляю напрямую 15-тью сотрудниками. Всё замыкается на мне. Если уезжаю в командировку - то все идет не так. Хочу, чтобы оперативные вопросы решались без моего вмешательства».

«Нет прозрачности в процессах. Нельзя увидеть, кто за что отвечает. Нет порядка и структуры.

Все делают всё, каждый отвечает за всё. Присутствует некий хаос и совмещение должностей».

«Нужно масштабироваться, но непонятно, кого нанимать в первую очередь. Никто не может четко сказать, чем он занят. Не всегда понятно, кто за что отвечает, обязанности не закреплены формально».
_______________________________________________________________________________

Это реальные слова предпринимателей, которые обращаются ко мне. Когда в компании 3 человека – все просто, все решения на расстоянии вытянутой руки. А когда постепенно набираются 5-10-15 сотрудников, то управлять становится сложнее.

Можно вообще ничего не делать: сейчас нам нужно быть гибкими и быстрыми, поэтому пока без системы бежать будем.
«Я принял решение пока не загонять работу компании в жесткую структуру. Это убьёт наши основные преимущества: скорость и гибкость. Так что как вырастем, буду обращаться».

Почему структура = ограничения и потеря скорости и гибкости?
Не возьмусь рассуждать о том, откуда взялось такое убеждение у предпринимателя. Важно другое.

Вспомните любое производство, там на линиях везде конвейер. Не один человек делает все, от первой заготовки до готовой продукции. Каждый специализируется на своем, оттачивает свои действия, поэтому делает быстрее. И от этого повышается скорость производства. Конвейер – это та же структура, т.к. четко определено, кто и что на нем делает.

Либо все-таки владелец бизнеса уже созрел и начинает самостоятельно наводить порядок в оргструктуре.
Придумали отделы, поспрашивали у знакомых – какие отделы у них есть и как они обязанности распределили по сотрудникам. Нарисовали схему и написали каждому должностную инструкцию. Готово.

Есть у меня клиент – собственник юридической компании по имени Инесса (имя изменено).
Инесса сама написала 38 чек-листов и несколько положений с правилами работы, прикинула кто чем должен заниматься.
И начала нанимать новых сотрудников.

Вышла на стажировку первая девочка, на роль администратора. И через день не пришла на работу. Вышла вторая – на третий день плачет, что ничего не понятно и не разобраться в десятках документов. Потому что не связаны они в единую систему, а описаны кусочками, выдернуты из общей картины.

Инесса потратила больше 2-х месяцев на то, чтобы написать все документы. Однако людей нанимать не смогла. «Они сбегают от меня», рассказывала она мне.


КАКИЕ НЮАНСЫ НУЖНО УЧИТЫВАТЬ

- Использовать не должности, а роли
- Определить отделы и роли с учетом дальнейшего масштабирования компании
- Делать так, чтобы обязанности не пересекались
- Какие сотрудники нужны в первую очередь
- Выбрать формат, в котором удобно рисовать оргструктуру
- Знать, какие обязанности должны быть у … (подставьте роль)
- Что можно делегировать сотрудникам, а что нельзя
- Как делегировать и когда
- …. и много всего другого


ПРО ДЕЛЕГИРОВАНИЕ

Знаете, почему часто владельцы бизнеса тонут в операционке и не успевают отдыхать? Предприниматели одновременно совмещают в себе несколько разных ролей.

Представьте себе жонглера, который перекидывает не маленькие шарики, а шары для боулинга. Желтый шар поймал (одну роль выполнил), а красный - не успел и ему шар на ногу упал. Ну ассоциация понятна, я думаю.

Поэтому задача владельца бизнеса – понять, какие роли (и функции внутри этой роли) он будет выполнять, а какие нужно отдать (делегировать).
О каких ролях идет речь.

❇️ Предприниматель.
Это про то, чтобы развивать бизнес, вести людей за собой, ставить цели и разрабатывать стратегию. Многие предприниматели — спринтеры. У них постоянно новые идеи, новые проекты, хочется всё успеть, и быстро.

❇️ Управленец.
Он систематизирует, отслеживает, планирует и мотивирует сотрудников, контролирует показатели и оптимизирует процессы. Тут скорее бег на длинные дистанции, т.к. это непрекращающийся процесс.

❇️ Инвестор.
Он инвестирует свои деньги и хочет получить определенный возврат на инвестиции. И всё, никаких других функций.

❇️ Специалист.
В этой роли собственник бизнеса выполняет задачи, связанные с созданием продукта или его продажей. Работает с клиентами, отвечая на вопросы по доставке или по срокам производства товара. Выбивает скидку у поставщиков. Принимает запросы от потенциальных клиентов и выясняет потребности.

Совмещать все 4 роли возможно только на первом этапе развития бизнеса, когда мало клиентов и нет большой выручки. Про стадии развития бизнеса я уже писала в постах, найдите.

Что делать? Выбрать, какие роли вам интересны.
Найти ту роль, которая вообще не зажигает и занимает много времени. Спойлер: обычно это функции Специалиста.
А дальше передать эти функции сотрудникам.