Вероника Чмыхова, бизнес-консультант
Как создать систему в бизнесе
Как предпринимателям строить систему в бизнесе, если вечно не хватает времени, страшно делегировать и вообще непонятно с чего начать.
«Бизнес не может расти без моего участия, а я выгораю в рутине и никак не могу выйти из замкнутого круга».
«Сил больше нет, но понимаю, что если брошу — развалится всё. Я на грани, выгораю, а как выйти из этого замкнутого круга, не представляю».
«Бизнес вырос, но я не готов делегировать».
Это какой-то замкнутый круг.
С одной стороны, вы понимаете, что пора бизнесу расти, но без вашего участия ничего не произойдет. С другой стороны – у вас куча операционки, рутинные задачи съедают все ваше время, даже пообедать некогда. Планировать день бессмысленно, постоянно какие-то авралы, вечно что-то горит и кони куда-то бегут.
Вы чувствуете, что лучшие годы уходят совсем не на то, о чем вы мечтали при открытии бизнеса. Есть ощущение, что вы упускаете возможности для развития, но непонятно как разрулить всю эту ситуацию.
С ростом компании контролировать каждый процесс стало физически невозможно. Но страх упустить детали мешает вам отдать задачи кому-то другому.
«Если я не буду участвовать в каждом этапе, всё пойдёт не так. Я хочу делегировать, но каждый раз думаю, что это развалит всё, что я построил».
Вы наверняка обращались за советом, читали статьи в интернете, изучали книги по бизнес-системам. Но многое из этого выглядит непонятно или требует гораздо больше времени, чем вы можете уделить сейчас. И тогда вы откладываете внедрение системы до лучших времен.
Или вы делаете шаг в сторону построения системы. Работает же у других, значит и я смогу. Начинаете внедрять все сразу, в итоге вообще ничего не успеваете. И все, откат, забросили на половине пути.
Как же все-таки создать систему в бизнесе, когда мало времени и непонятно с чего начать?
На тему «систематизация бизнеса» есть много статей, книг, методик и рекомендаций. В этих источниках вы найдете кучу инструментов для систематизации.
Бизнес-процессы, оргструктура, система мотивации и KPI, корпоративная культура, регламенты, должностные инструкции, показатели, управление задачами, оцифровка целей, стратегические сессии, и т.д.
И вот вы мечетесь, пытаясь внедрить всё и сразу. В итоге вроде бы сделали всё правильно, но ничего не работает.
Это невозможно внедрить все сразу. Да и не нужно.
Систематизация — это не про то, чтобы сразу построить "идеальный" бизнес с кучей таблиц, CRM и регламентов. Это про постепенное наведение порядка, исходя из текущей стадии вашего бизнеса.
Давайте разберём, что важно сделать на каждом этапе, чтобы не перегрузить себя и при этом создать работающую систему.
«Бизнес не может расти без моего участия, а я выгораю в рутине и никак не могу выйти из замкнутого круга».
«Сил больше нет, но понимаю, что если брошу — развалится всё. Я на грани, выгораю, а как выйти из этого замкнутого круга, не представляю».
«Бизнес вырос, но я не готов делегировать».
Это какой-то замкнутый круг.
С одной стороны, вы понимаете, что пора бизнесу расти, но без вашего участия ничего не произойдет. С другой стороны – у вас куча операционки, рутинные задачи съедают все ваше время, даже пообедать некогда. Планировать день бессмысленно, постоянно какие-то авралы, вечно что-то горит и кони куда-то бегут.
Вы чувствуете, что лучшие годы уходят совсем не на то, о чем вы мечтали при открытии бизнеса. Есть ощущение, что вы упускаете возможности для развития, но непонятно как разрулить всю эту ситуацию.
С ростом компании контролировать каждый процесс стало физически невозможно. Но страх упустить детали мешает вам отдать задачи кому-то другому.
«Если я не буду участвовать в каждом этапе, всё пойдёт не так. Я хочу делегировать, но каждый раз думаю, что это развалит всё, что я построил».
Вы наверняка обращались за советом, читали статьи в интернете, изучали книги по бизнес-системам. Но многое из этого выглядит непонятно или требует гораздо больше времени, чем вы можете уделить сейчас. И тогда вы откладываете внедрение системы до лучших времен.
Или вы делаете шаг в сторону построения системы. Работает же у других, значит и я смогу. Начинаете внедрять все сразу, в итоге вообще ничего не успеваете. И все, откат, забросили на половине пути.
Как же все-таки создать систему в бизнесе, когда мало времени и непонятно с чего начать?
На тему «систематизация бизнеса» есть много статей, книг, методик и рекомендаций. В этих источниках вы найдете кучу инструментов для систематизации.
Бизнес-процессы, оргструктура, система мотивации и KPI, корпоративная культура, регламенты, должностные инструкции, показатели, управление задачами, оцифровка целей, стратегические сессии, и т.д.
И вот вы мечетесь, пытаясь внедрить всё и сразу. В итоге вроде бы сделали всё правильно, но ничего не работает.
Это невозможно внедрить все сразу. Да и не нужно.
Систематизация — это не про то, чтобы сразу построить "идеальный" бизнес с кучей таблиц, CRM и регламентов. Это про постепенное наведение порядка, исходя из текущей стадии вашего бизнеса.
Давайте разберём, что важно сделать на каждом этапе, чтобы не перегрузить себя и при этом создать работающую систему.
1. Этап: Старт бизнеса
Бизнес только запущен. Вы сами продаёте, производите, доставляете и даже принимаете звонки. Команда либо отсутствует, либо состоит из одного-двух человек, которые также закрывают "всё подряд". У вас легкий хаос, вы держите всё в голове, каждое новое действие требует ваших усилий, и всё зависит только от вас.
Что делать на этом этапе:
2. Этап: Первый рост
Клиентов становится больше, вы нанимаете первых сотрудников. Появляются первые сбои: вы не успеваете обрабатывать все заявки, появляются ошибки в заказах или сроках. Вы всё ещё "центр вселенной". Каждый вопрос идёт к вам, сотрудники не понимают, как работать самостоятельно, а вы физически не успеваете всё контролировать.
Что делать на этом этапе:
3. Этап: Стабильный поток клиентов
У вас уже есть стабильный объём заказов, сформировалась небольшая команда, клиенты регулярно возвращаются. Но вы чувствуете, что бизнес "буксует". Слишком много времени уходит на управление людьми, решение мелких вопросов и исправление ошибок. Процессы "спотыкаются" о ручное управление. Сотрудники работают медленно или некачественно, так как многое остаётся в "свободной интерпретации".
Что делать на этом этапе:
4. Этап: Расширение бизнеса
Вы запускаете новые направления или увеличиваете объёмы. Команда растёт, и вам всё труднее держать всё под контролем. Задачи накапливаются, проблемы в одном отделе начинают "цепной реакцией" влиять на других. Процессы не масштабируются. То, что работало в маленькой команде, перестаёт работать при росте.
Что делать на этом этапе:
Подведем итоги
Систематизация — это марафон, а не спринт. Важно не пытаться внедрить всё сразу, а идти поэтапно, отталкиваясь от текущих проблем бизнеса.
Это если коротко о том, что должно происходить на каждой стадии развития бизнеса.
Чтобы все эти действия выполнить на каждом этапе – вам и нужны конкретные инструменты систематизации. Бизнес-процессы, оргструктура, система мотивации и KPI, корпоративная культура, регламенты, должностные инструкции, показатели, управление задачами, оцифровка целей, стратегические сессии, и т.д.
Хотите понять, когда что внедрять из этого списка? На каком этапе нужна корпоративная культура, а на каком ее точно рано внедрять? А метрики и показатели? Ведь не разорваться же.
У меня есть для вас решение. Я знаю, как создавать систему по этапам и не утонуть в куче инструментов. Вам нужна собственная траектория внедрения системного бизнеса. Или дорожная карта, если этот термин ближе.
Сформировав такую траекторию на данный момент развития бизнеса, вы точно будете знать – сейчас мне нужно сделать вот это, это и это. Конкретные шаги, не распыляясь на все и сразу.
Подробности по кнопке ниже.
Бизнес только запущен. Вы сами продаёте, производите, доставляете и даже принимаете звонки. Команда либо отсутствует, либо состоит из одного-двух человек, которые также закрывают "всё подряд". У вас легкий хаос, вы держите всё в голове, каждое новое действие требует ваших усилий, и всё зависит только от вас.
Что делать на этом этапе:
- Ведите учёт вручную. Не бегите сразу покупать CRM, если у вас всего два клиента в день. Начните с простой таблицы в экселе и на гугле, где будете записывать заявки, заказы, доходы и расходы. Важно создать привычку всё фиксировать.
- Пишите мини-алгоритмы для повторяющихся задач. Например, как обрабатывать заказы, как отвечать на запросы клиентов. Это поможет вам не тратить время на повторное изобретение велосипеда. Пусть это будет кратко и просто — буквально 3-5 шагов.
- Собирайте обратную связь. На старте важен не столько масштаб, сколько качество. Регулярно общайтесь с клиентами, чтобы понять, что работает, а что нет. Это поможет улучшить ваш продукт или услугу.
2. Этап: Первый рост
Клиентов становится больше, вы нанимаете первых сотрудников. Появляются первые сбои: вы не успеваете обрабатывать все заявки, появляются ошибки в заказах или сроках. Вы всё ещё "центр вселенной". Каждый вопрос идёт к вам, сотрудники не понимают, как работать самостоятельно, а вы физически не успеваете всё контролировать.
Что делать на этом этапе:
- Назначьте ответственных. Перестаньте быть "тем самым человеком", который решает всё. Разделите зоны ответственности: кто-то отвечает за обработку заявок, кто-то — за контроль сроков.
- Начинайте выстраивать бизнес-процессы. Определите, какие основные процессы у вас есть, какие задачи в них должны выполняться, какие важные условия должны соблюдаться.
- Создайте базовые инструкции. Например, чек-лист для приёма заявки, инструкции по работе с клиентами или сборке заказа. Это снизит количество ошибок.
3. Этап: Стабильный поток клиентов
У вас уже есть стабильный объём заказов, сформировалась небольшая команда, клиенты регулярно возвращаются. Но вы чувствуете, что бизнес "буксует". Слишком много времени уходит на управление людьми, решение мелких вопросов и исправление ошибок. Процессы "спотыкаются" о ручное управление. Сотрудники работают медленно или некачественно, так как многое остаётся в "свободной интерпретации".
Что делать на этом этапе:
- Внедрите базовую CRM. Вы уже не можете держать всё в голове или в таблицах. Выберите простую CRM, которая поможет вам отслеживать заявки, статус клиентов и историю взаимодействий. Для малого бизнеса подойдут инструменты типа Bitrix24, amoCRM или даже Trello.
- Создайте регламенты для ключевых процессов. Это не нужно превращать в 100-страничный документ. Просто опишите, как обрабатываются заявки, оформляются документы, контролируется производство. Чёткие правила помогут избежать хаоса.
- Контролируйте показатели. Введите простые метрики: например, количество обработанных заявок, время выполнения заказа, уровень ошибок. Это поможет быстро находить слабые места.
- Инвестируйте в обучение. Ваши сотрудники — не телепаты. Вложитесь в их обучение, чтобы они могли самостоятельно решать задачи и принимать решения.
4. Этап: Расширение бизнеса
Вы запускаете новые направления или увеличиваете объёмы. Команда растёт, и вам всё труднее держать всё под контролем. Задачи накапливаются, проблемы в одном отделе начинают "цепной реакцией" влиять на других. Процессы не масштабируются. То, что работало в маленькой команде, перестаёт работать при росте.
Что делать на этом этапе:
- Автоматизируйте рутину. Настройте автоматические напоминания о задачах, шаблоны писем, упрощённые процессы для повторяющихся операций. Это может быть отправка коммерческих предложений или обновления статусов по заказам.
- Внедряйте системы учета. Если вы не сделали этого раньше, самое время: полноценная CRM, системы учёта (например, 1С или аналоги), планировщики задач для команды. Это обеспечит прозрачность и контроль на всех уровнях.
- Назначьте руководителей. Делегируйте управление отдельными отделами или направлениями. Вам важно уйти от роли операционного менеджера и заняться стратегией.
- Оптимизируйте коммуникации. В больших командах больше проблем с коммуникацией. Настройте общий чат для команды, сделайте регулярные встречи, где обсуждаются ключевые задачи.
Подведем итоги
Систематизация — это марафон, а не спринт. Важно не пытаться внедрить всё сразу, а идти поэтапно, отталкиваясь от текущих проблем бизнеса.
Это если коротко о том, что должно происходить на каждой стадии развития бизнеса.
Чтобы все эти действия выполнить на каждом этапе – вам и нужны конкретные инструменты систематизации. Бизнес-процессы, оргструктура, система мотивации и KPI, корпоративная культура, регламенты, должностные инструкции, показатели, управление задачами, оцифровка целей, стратегические сессии, и т.д.
Хотите понять, когда что внедрять из этого списка? На каком этапе нужна корпоративная культура, а на каком ее точно рано внедрять? А метрики и показатели? Ведь не разорваться же.
У меня есть для вас решение. Я знаю, как создавать систему по этапам и не утонуть в куче инструментов. Вам нужна собственная траектория внедрения системного бизнеса. Или дорожная карта, если этот термин ближе.
Сформировав такую траекторию на данный момент развития бизнеса, вы точно будете знать – сейчас мне нужно сделать вот это, это и это. Конкретные шаги, не распыляясь на все и сразу.
Подробности по кнопке ниже.
