1. Этап: Старт бизнеса Бизнес только запущен. Вы сами продаёте, производите, доставляете и даже принимаете звонки. Команда либо отсутствует, либо состоит из одного-двух человек, которые также закрывают "всё подряд". У вас легкий хаос, вы держите всё в голове, каждое новое действие требует ваших усилий, и всё зависит только от вас.
Что делать на этом этапе:- Ведите учёт вручную. Не бегите сразу покупать CRM, если у вас всего два клиента в день. Начните с простой таблицы в экселе и на гугле, где будете записывать заявки, заказы, доходы и расходы. Важно создать привычку всё фиксировать.
- Пишите мини-алгоритмы для повторяющихся задач. Например, как обрабатывать заказы, как отвечать на запросы клиентов. Это поможет вам не тратить время на повторное изобретение велосипеда. Пусть это будет кратко и просто — буквально 3-5 шагов.
- Собирайте обратную связь. На старте важен не столько масштаб, сколько качество. Регулярно общайтесь с клиентами, чтобы понять, что работает, а что нет. Это поможет улучшить ваш продукт или услугу.
Что не нужно делать: Внедрять сложные CRM, регламенты и системы, когда у вас ещё нет стабильного потока клиентов и рабочих процессов.
2. Этап: Первый рост Клиентов становится больше, вы нанимаете первых сотрудников. Появляются первые сбои: вы не успеваете обрабатывать все заявки, появляются ошибки в заказах или сроках. Вы всё ещё "центр вселенной". Каждый вопрос идёт к вам, сотрудники не понимают, как работать самостоятельно, а вы физически не успеваете всё контролировать.
Что делать на этом этапе:- Назначьте ответственных. Перестаньте быть "тем самым человеком", который решает всё. Разделите зоны ответственности: кто-то отвечает за обработку заявок, кто-то — за контроль сроков.
- Начинайте выстраивать бизнес-процессы. Определите, какие основные процессы у вас есть, какие задачи в них должны выполняться, какие важные условия должны соблюдаться.
- Создайте базовые инструкции. Например, чек-лист для приёма заявки, инструкции по работе с клиентами или сборке заказа. Это снизит количество ошибок.
Что не нужно делать: Пытаться всё автоматизировать или нанимать лишних людей. Если процесс не отлажен, больше сотрудников приведёт только к большему хаосу.
3. Этап: Стабильный поток клиентовУ вас уже есть стабильный объём заказов, сформировалась небольшая команда, клиенты регулярно возвращаются. Но вы чувствуете, что бизнес "буксует". Слишком много времени уходит на управление людьми, решение мелких вопросов и исправление ошибок. Процессы "спотыкаются" о ручное управление. Сотрудники работают медленно или некачественно, так как многое остаётся в "свободной интерпретации".
Что делать на этом этапе:- Внедрите базовую CRM. Вы уже не можете держать всё в голове или в таблицах. Выберите простую CRM, которая поможет вам отслеживать заявки, статус клиентов и историю взаимодействий. Для малого бизнеса подойдут инструменты типа Bitrix24, amoCRM или даже Trello.
- Создайте регламенты для ключевых процессов. Это не нужно превращать в 100-страничный документ. Просто опишите, как обрабатываются заявки, оформляются документы, контролируется производство. Чёткие правила помогут избежать хаоса.
- Контролируйте показатели. Введите простые метрики: например, количество обработанных заявок, время выполнения заказа, уровень ошибок. Это поможет быстро находить слабые места.
- Инвестируйте в обучение. Ваши сотрудники — не телепаты. Вложитесь в их обучение, чтобы они могли самостоятельно решать задачи и принимать решения.
Что не нужно делать: Микроменеджмент. Если вы продолжите держать всё на себе – бизнес останется зависимым от вашего времени, даже при наличии регламентов.
4. Этап: Расширение бизнеса Вы запускаете новые направления или увеличиваете объёмы. Команда растёт, и вам всё труднее держать всё под контролем. Задачи накапливаются, проблемы в одном отделе начинают "цепной реакцией" влиять на других. Процессы не масштабируются. То, что работало в маленькой команде, перестаёт работать при росте.
Что делать на этом этапе:- Автоматизируйте рутину. Настройте автоматические напоминания о задачах, шаблоны писем, упрощённые процессы для повторяющихся операций. Это может быть отправка коммерческих предложений или обновления статусов по заказам.
- Внедряйте системы учета. Если вы не сделали этого раньше, самое время: полноценная CRM, системы учёта (например, 1С или аналоги), планировщики задач для команды. Это обеспечит прозрачность и контроль на всех уровнях.
- Назначьте руководителей. Делегируйте управление отдельными отделами или направлениями. Вам важно уйти от роли операционного менеджера и заняться стратегией.
- Оптимизируйте коммуникации. В больших командах больше проблем с коммуникацией. Настройте общий чат для команды, сделайте регулярные встречи, где обсуждаются ключевые задачи.
Что не нужно делать: Продолжать держать контроль за каждым процессом. На этом этапе вы должны научиться доверять своей системе и команде, видеть результаты через цифры.
Подведем итогиСистематизация — это марафон, а не спринт. Важно не пытаться внедрить всё сразу, а идти поэтапно, отталкиваясь от текущих проблем бизнеса.
Это если коротко о том, что должно происходить на каждой стадии развития бизнеса.
Чтобы все эти действия выполнить на каждом этапе –
вам и нужны конкретные инструменты систематизации. Бизнес-процессы, оргструктура, система мотивации и KPI, корпоративная культура, регламенты, должностные инструкции, показатели, управление задачами, оцифровка целей, стратегические сессии, и т.д.
Хотите понять, когда что внедрять из этого списка? На каком этапе нужна корпоративная культура, а на каком ее точно рано внедрять? А метрики и показатели? Ведь не разорваться же. У меня есть для вас решение. Я знаю, как создавать систему по этапам и не утонуть в куче инструментов. Вам нужна
собственная траектория внедрения системного бизнеса. Или дорожная карта, если этот термин ближе.
Сформировав такую траекторию на данный момент развития бизнеса, вы точно будете знать – сейчас мне нужно сделать вот это, это и это. Конкретные шаги, не распыляясь на все и сразу.
Подробности по кнопке ниже.