ОПТИМИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ
✔️Пересборка рабочих процессов, чтобы
ваша команда работала эффективно
и бизнес был устойчивым в любой шторм
- Убрать потери времени и денег
- Ускорить взаимодействия и подготовку документов
- Работать быстро, ответственно и на результат
У вас хорошая и квалифицированная команда.
Но проблемы в процессах мешают всем работать эффективно.
Но проблемы в процессах мешают всем работать эффективно.
-
Каждый отдел ведет себе свои таблицы, в компании "миллион экселей", но собрать общую картину происходящего в цифрах - очень сложно. - Не можете быстро выставить коммерческое предложение быстро, на расчеты и анализ нужно несколько дней
- Задачи постоянно зависают, не выполняются в срок, нет контроля
- Производство и продажи постоянно ругаются и воюют, вечные разборки
- Планерки длятся часами, а потом все равно никто ничего не делает
- Есть сотрудник-звезда, с крутыми компетенциями. Но с ним очень сложно работать и из-за него процессы тормозятся
- На складе скопилась куча лишних материалов. Заморожены сотни тысяч рублей
- Сотрудники теряют 'первичку'. Бухгалтерия в шоке, постоянно в поиске документов
Предлагаю свою помощь в этой непростой ситуации и приглашаю в проект по оптимизации бизнес-процессов.
Мы перестроим процессы так, чтобы:
- в них не терялись время и деньги
- сотрудники знали, за что отвечают и какой результат от них ждут
- коммуникации были без задержек, документы готовились в 2 раза быстрее
- контроль был незаметным, но 100% эффективным
Чтобы изменения легко прижились и вы не откатились потом обратно, вашей команде необходимо будет участвовать не только в интервью, но и самим писать некоторые инструкции или регламенты (по своей зоне ответственности).
Вы мне потом за это еще спасибо скажете )))
Я в ходе проекта делаю многое сама в плане документации, но часть работ лучше сделать вашим руководителям. Такое привлечение прокачает их навыки в управлении процессами и даст больше шансов на успешное внедрение изменений.
Проект по оптимизации бизнес-процессов
-
Аудит и поиск "бутылочных горлышек"- Вы увидите объективную ситуацию в компании.
- Поймете, откуда "растут ноги" у большинства проблем.
- Мы выберем самые важные места для оптимизации, чтобы сосредоточить усилия и ресурсы на главном. Дальше работаем только с этим.
- Пересборка ролей, обязанностей и ЦКП
- Четкое разделение ролей и ответственности.
- Каждый будет отвечать за свой ЦКП (ценный конечный продукт).
- Оргструктура будет одновременно простой, и в тоже время гибкой, чтобы вы могли легко передавать обязанности между сотрудниками.
- Фиксация правил в регламентах
- Внедрим систему инструкций и нужных таблиц.
- Команда получит четкие правила игры, исключающие конфликты.
- Прокачаем руководителей, научим писать регламенты.
- Настройка контроля
- Панель управления процессами через показатели.
- Система сбора данных для отчетов.
Сколько стоит ваше спокойствие
и устойчивость бизнеса?
Сколько стоит ваше спокойствие
и устойчивость бизнеса?
-
Ошибки сотрудников, сорванные сроки, отсутствующие акты и накладные - обходятся компании в миллионы рублей ежегодно. Я уже не говорю о складах, которые часто забиты невостребованными материалами и расходниками, купленными случайно и без согласования.
Инвестируя в оптимизацию бизнес-процессов, вы приобретаете механизм, который быстро окупает себя за счет устранения потерь.
Стоимость проекта рассчитывается индивидуально после аудита.
Я Вероника Чмыхова, консультант по бизнес-процессам и операционной эффективности.
С 2008 года занимаюсь бизнес-процессами: навожу порядок, оптимизирую, упрощаю, выстраиваю.
У меня опыт в разных сферах бизнеса – от производства и дорожного строительства до косметологии и птицефабрики. Это позволяет мне видеть универсальные закономерности и предлагать решения, проверенные в разных условиях и разных бизнес-моделях.
В 2009 прошла программу МВА при ЮУРГУ (Челябинск).
До 2019 года работала в найме на должности «специалист по бизнес-процессам», поэтому я знаю многие процессы изнутри и на практике. Опыт в разных компаниях: салон обоев, продажа мягкой мебели, производство и продажа строительных материалов, внедрение и сопровождение 1С.
У меня 8 лет работы в проектном бизнесе (внедрение 1С), я была одновременно на двух должностях – специалист по системе качества и бизнес-аналитик (участвовала в проектах автоматизации). Проекты были в производственных компаниях численностью 200-450 сотрудников (производство цемента, производство металлоконструкций, птицефабрика).
С 2019 я индивидуальный предприниматель и бизнес-консультант.
Выполнила более 30 консалтинговых проектов по систематизации бизнес-процессов.
Написала своими руками более 1000 регламентов, и все равно постоянно нахожу возможности упростить и сделать их более удобными.
Несколько кейсов для примера
Как за 2 недели выстроить эффективную структуру и снять с директора 50% операционки
Начальный запрос: "Пока нас было трое, все было хорошо. Но объемы стали расти, количество сотрудников увеличилось и мы посыпались. За этот год сменилось много сотрудников. Сейчас опять пересобрали частично команду. Я взяла Ваш мастер-класс по бизнес-процессам, после просмотра видео пазл сложился что нужно сделать. Но боюсь это будет долго, потому что из операционки нет возможности выйти. И также нет опыта написания регламентов. Поэтому мы решили привлечь помощь".
В компании 2 направления деятельности (производство под своим брендом и контрактное производство). Из-за этого производство постоянно "штормит", в план по своей продукции вклиниваются заказы контрактные, и наоборот. Это приводило к переналадкам и срывам сроков. Один такой срыв/перенос стоил компании от 20 000 ₽. При 2-3 инцидентах в месяц — до 60 000 ₽ прямых потерь.
Директор отвечает сразу за много процессов – маркетинг, продажи оптовые, продажи на маркетплейсах, закупки, логистику, финансы. Причем многое делает сам руками, т.к. нет сотрудников для этих задач. Из-за этого тормозится вообще всё. Тут ощутимые потери выручки, т.к. директор не успевает обработать контакты потенциальных клиентов.
Потери от отсутствия учёта на складе. Чтобы сделать заказ поставщику, начальник производства физически идет перелопачивать мешки, тратя на это 1-2 часа несколько раз в неделю.
Потери: 6 часов в нед * 4 недели * 2 000 ₽/час = 48 000 ₽/мес.
Я всегда смотрю на бизнес через призму процессов. И я точно знаю, что просто передать часть хаоса другому человеку - не получится.
Надо делить ответственность именно по процессам.
- Выделила ключевые процессы и спроектировала оргструктуру «как должно быть» в условиях текущей команды. Вместо одного перегруженного директора появились блоки ответственности: отдел продаж (по всем направлениям), закупки и склад (переданы офис-менеджеру), производство с учетом склада.
- Упаковала всё в один рабочий документ. Это файл Word с оргструктурой и точными обязанностями для каждой роли в компании, включая директора. Его можно распечатать и дать новичку в первый день.
Результаты:
✅ Снятие операционки с директора. Из 7 часов операционной работы 4-5 часов были четко распределены на конкретных исполнителей (офис-менеджера, менеджера по продажам, начальника производства). Освободилось больше 50% времени.
✅ Снижение потерь. Назначение ответственного и внедрение простейшего учёта сократило время на выяснение остатков с 6 часов в неделю до 1 часа.
Экономия: 5 часов в нед * 4 недели * 2 000₽ = 40 000 ₽/мес.
✅ Формирование основы для роста. Стало понятно, кого нанимать следующим (менеджера по продажам на опт, фасовщиков). Компания перестала «подменять» людьми отсутствующую систему.
Стоимость решения (моя работа по диагностике и проектированию операционной структуры «под ключ» с документацией) окупилась за 1 месяц за счёт высвобождения времени директора и начальника производства.
Как за 8 недель остановить ежемесячные потери от 100.000 рублей на производстве, убрав авралы и ошибки при отгрузке
- Начальник цеха — узкое горлышко стоимостью 200 000 ₽/мес. Он лично управлял всеми 15-ю рабочими в цехе, сам заказывал камень у поставщиков, а в день отгрузки бегал искать пропавшие детали. На рутину и «тушение пожаров» уходило до 40 часов в месяц.
- Системные срывы отгрузок. Из-за отсутствия ответственного за комплектацию, в 3-4 случаях из 10 при погрузке обнаруживался недокомплект или брак. Последствия одного срыва:
Простой машины и установщика или повторная доставка: 5 000 ₽.
Срочная доделка/поиск детали (сверхурочные, срыв графика): 10 000 ₽.
Итого за один инцидент: 15 000 ₽.
В месяц бывало по 10 таких инцидентов: 150 000 ₽ прямых убытков.
За комплектацию заказа перед отгрузкой не было ответственного в явном виде. И сами правила комплектации заказов не были никак прописаны, поэтому сотрудники делали так, как считали правильным.
А еще - скрытые потери времени на коммуникации.
Постоянные уточнения «что делать?» и «где деталь?» съедали около 10% рабочего времени всего коллектива.
Я провела аудит, выявила корень проблем и внедрила точечные изменения:
- Сняли операционку с начальника цеха. Внедрили двух мастеров смен, которые напрямую управляют рабочими в цехе. Это освободило 40 часов/мес времени начальника.
- Устранили «слепую зону» перед отгрузкой. Назначили конкретного сотрудника ответственным за приёмку и комплектацию заказов на складе готовой продукции. Его главная результат — ноль ошибок при отгрузке. Внедрили обязательный чек-лист сверки перед погрузкой.
- Прописали регламенты для ключевых точек: передача изделия из цеха на склад, комплектация заказа, погрузка. Каждый знает свою задачу и критерии её выполнения.
Результаты:
- Освобождение ключевого ресурса: Начальник цеха получил 40 часов/мес на стратегические закупки и планирование.
- Ликвидация прямых убытков: Ошибки при отгрузке сократились с 10 в месяц до 2-3-х. Экономия: 8 ошибок/мес * 15 000₽ = 120 000 ₽/мес.
- Снижение скрытых потерь: Чёткие процессы сократили время на «выяснения» минимум на 5%.
- Исключение будущих потерь: Система позволила наращивать объёмы без увеличения ошибок. Это сохранило бы ещё ~100 000 ₽/мес при росте, которые ушли бы на исправление косяков.
- Не превратят ли жесткие регламенты мою компанию в бюрократическую машину?Нет. Мы не внедряем правила ради правил. Регламенты создаются только там, где есть трения и ошибки. Делаем так, чтобы люди могли двигаться быстрее.
- А если команда начнет саботировать новые правила?Мы внедряем изменения плавно. Для команды важен диалог. Технология выстроена так, что сотрудники сами видят пользу от прозрачности — им легче работать, когда понятно, за что их оценивают и где границы их ответственности.
- Я не хочу никого увольнять. Ваша система потребует жестких кадровых чисток?Моя задача — оптимизировать процессы, а не увольнять людей. Довольно часто сотрудники "косячат" потому, что система вынуждает их ошибаться. Когда мы выровняем процессы, ваши люди смогут раскрыть свой реальный потенциал. Но бывает, что люди не хотят прозрачности и уходят сами уже на этапе внедрения.
- Вы сможете разобраться в специфике моего бизнеса?Законы операционной эффективности универсальны. От распределения товаров по складам до управления креативными командами — в основе лежат одни и те же принципы: роли, ЦКП, правила, метрики.
- Сколько времени команды потребуется на проект?На участие в интервью во время аудита - буквально по 1-2 часа от каждого участника. А вот дальше я бы выделила по 4-6 часов в неделю, особенно у руководителей отделов.
💬 Напишите мне в личные сообщения.