Аудит бизнес-процессов

Стабильность в бизнесе - это когда проблемы появляются ровно с той скоростью, с которой ты их решаешь :)))

Часто слышу одно и то же: «Понимаю, что надо наводить порядок, но нет времени. Всё же работает как-то, пока некритично».

📛 А в это время в компании:
- стало слишком много людей
- каждый день летят вопросы, горят заказы, увольняются ключевые сотрудники
- непонятно, кто за что отвечает
- и при этом всё держится на собственнике.

Раздражение копится. Все бесят.
И да, вроде бы система нужна. Но кажется, что это отдельная вселенная. Куча инструментов, куча времени, и всё это выглядит как очередной непонятный проект, на который «сейчас точно не до того».

Еще хуже ситуация, когда все регламенты, которые пробовали писать сами, лежат мёртвым грузом. Тогда вообще сложно начинать заново, потому что может снова не получиться.

Я вас понимаю. Но бизнес - это постоянное тестирование гипотез, инструментов, методов. Вы бы знали, сколько я перелопатила информации по маркетингу и продажам для своих услуг, сколько гипотез протестировала и техник. Да, что-то не зашло, зато купила опыт.

Так вот. Систематизация бизнеса может казаться громоздкой.
Но для малого бизнеса не нужно внедрять всё подряд.

Нужно найти свои 20%, которые действительно дадут результат.
И понять, как связать роли, задачи, контроль и результат самым простым способом. Усложнять будете потом )))


Если у вас в компании:

• Все делают всё и непонятно, с кого спросить.
• На простой вопрос уходит 5 звонков, 8 сообщений и 2 дня ожидания.
• Обучение есть, но ошибки повторяются.
• Прорабы, начальники участков и директора по строительству приходят и уходят, а порядка больше не становится.
• Найм новых сотрудников в сезон только усиливает бардак, а не решает его.

...то причина, скорее всего, не в людях.
И даже не в вашей «невезучести» или «несистемности».

Причина в том, что процессы в компании не выстроены и люди работают каждый по своему усмотрению, как им удобно.

Когда предприниматель в гуще событий, ему сложно увидеть систему целиком. Слишком много деталей, решений, переключений, привычек, которые за годы стали нормой. Иногда кажется, что хаос - это уже просто часть бизнеса.

Даже если появляются догадки, где что-то идёт не так, то не всегда понятно:

• с чего начать,
• как при этом не разрушить то, что работает,
• и как это сделать, не превращая бизнес в бюрократический кошмар.

Именно поэтому в таких ситуациях нужен взгляд со стороны. Без эмоций, без привязанности к людям или «так исторически сложилось».

Как я ищу те самые 20% для результата

Моя личная работа (консалтинг) всегда начинается с аудита.
Это необходимый этап, который нужен не только мне, но и клиенту.

Мне нужно погрузиться в бизнес и посмотреть много информации, провести созвон, вытащить и структурировать информацию.

Всё это для того, чтобы предложить не шаблонный план действий, а конкретно заточенный под ситуацию и ресурсы клиента.
И предложить самые простые инструменты и решения. Потому что я за оптимизацию и целесообразность, мне не нравятся сложные и кривые пути.

Я с 2008 года занимаюсь бизнес-процессами и посмотрела тонны информации про их построение и описание. Многое пробовала, когда работала в найме. Но в итоге отказывалась от кучи ненужного и лишнего.

Например, описывать процессы в программах типа Бизнес-студио. Да, это все интересно изучать и заполнять, но оно не работает в итоге в малом бизнесе. Потому что громоздкое, трудоемкое и не сильно влияет на итоговый результат.

Вернемся к аудитам.
У меня какая-то встроенная опция докапываться до сути вещей и проблем. А зачем вам это? Чтобы что? А почему именно в таком виде?
Да, некоторым я кажусь нудной. Зато я вижу то, что собственник бизнеса не замечает, потому что привык, замылился глаз и времени не хватает.

Вот что пишут мои клиенты:

"У вас все просто и понятно".

"Главная ценность была в подсвечивании "затыков", разъяснении наших замудреных текущих процессов, и понятный план действий по оптимизации".

"У владельцев бизнеса открылись глаза на все происходящее в компании".

"Мы и подумать не могли, что человек со стороны может так быстро во всем разобраться и предложить неочевидные, порой неожиданные для нас, более оптимальные решения".


Что даёт аудит бизнес-процессов

Это живой разбор вашей компании под увеличительным стеклом.
Я не знаю ваших сотрудников, их личностных особенностей и взаимоотношений с другими отделами. Я смотрю на процессы сверху с точки зрения системности, управляемости и четкости.

Если я за 10-15 минут не могу понять, как у вас устроен процесс – это красный флаг. Если процесс запутан и неочевиден для меня (а я провела уже сотни аудитов и описала тысячу процессов), то для ваших новых сотрудников будет вообще полный хаос.

1. Список всех слабых мест
На встрече мы вместе с вами проходим по ключевым процессам:

• Как приходят заявки, как обрабатываются
• Как передаётся информация
• Как принимаются решения
• Как контролируются задачи
• Как происходит взаимодействие между отделами
• Как выстроено управление внутри отделов
• И многое другое

И выясняется:
- где бизнес теряет деньги и клиентов;
- где происходят системные затыки;
- кто перегружен, а кто не очень;
- где собственник «затыкает дыру» своим временем и вниманием.


2. Понятный и выполнимый план
В моём случае аудит - это не «многостраничный отчёт» с модными диаграммами. Да, небольшой отчет есть, в нем я подсвечиваю самые критичные места, которые не дают бизнесу расти. И еще я даю чёткий список действий, который можно внедрить своими силами, без дорогих программ и внушительных затрат.

Я не ломаю процессы, они у вас уже как-то работают.
Я помогаю их настроить и оптимизировать.

В рекомендациях могут быть советы:
- прописать зоны ответственности;
- сделать ЦКП для фокуса на результат;
- выстроить адекватную схему передачи задач;
- убрать лишние звенья, где бизнес теряет темп;
- добавить пару таблиц для общего удобства (или наоборот, убрать);
- изменить систему совещаний и планерок, чтобы освободить время;
- прописать регламент, чтобы не зависеть от сотрудника, который все время занят или может внезапно уйти из компании.


Почему это можно сделать за одну встречу

Потому что вам не нужно менять ВСЁ.
Вам нужно убрать самые мешающие «узкие места», которые блокируют развитие. А они, как правило, хорошо видны, когда бизнес вскрывается под правильным углом.

Буквально за одну встречу мы находим эти точки и собираем из них план.
С учетом ваших ресурсов, людей и целей.

Вы можете продолжать «держать всё в голове» и говорить себе, что в хаосе тоже есть жизнь. Но реальность такова: масштабировать хаос нельзя. А если вы хотите расти — сначала нужно навести порядок в том, что уже есть.

Если вы хотите понять, почему без вас ничего не движется, и что именно мешает росту - давайте разберём ваш бизнес вместе.