Аудит бизнес-процессов: зачем он нужен и почему стратегия «всё и так понятно» не работает

Стабильность в бизнесе - это когда проблемы появляются ровно с той скоростью, с которой ты их решаешь :)))

«Я знаю, что проблема есть — просто не понимаю, в чем причина»

Если у вас в компании:

• Все делают всё и непонятно, с кого спросить.
• На простой вопрос уходит 5 звонков, 8 сообщений и 2 дня ожидания.
• Обучение есть, но ошибки повторяются.
• Прорабы, начальники участков и директора по строительству приходят и уходят, а порядка больше не становится.
• Найм новых сотрудников в сезон только усиливает бардак, а не решает его.

...то причина, скорее всего, не в людях.
И даже не в вашей «невезучести» или «несистемности».

Причина в том, что процессы в компании не выстроены и люди работают каждый по своему усмотрению, как им удобно.


Когда предприниматель в гуще событий, ему сложно увидеть систему целиком. Слишком много деталей, решений, переключений, привычек, которые за годы стали нормой. Иногда кажется, что хаос - это уже просто часть бизнеса.

Даже если появляются догадки, где что-то идёт не так, то не всегда понятно:

• с чего начать,
• как при этом не разрушить то, что работает,
• и как это сделать, не превращая бизнес в бюрократический кошмар.

Именно поэтому в таких ситуациях нужен взгляд со стороны. Без эмоций, без привязанности к людям или «так исторически сложилось».


Что даёт аудит бизнес-процессов

Это живой разбор вашей компании под увеличительным стеклом.
Я не знаю ваших сотрудников, их личностных особенностей и взаимоотношений с другими отделами. Я смотрю на процессы сверху с точки зрения системности, управляемости и четкости.

Если я за 10-15 минут не могу понять, как у вас устроен процесс – это красный флаг. Если процесс запутан и неочевиден для меня (а я провела уже сотни аудитов и описала тысячу процессов), то для ваших новых сотрудников будет вообще полный хаос.

1. Список всех слабых мест
На встрече мы вместе с вами проходим по ключевым процессам:

• Как приходят заявки, как обрабатываются
• Как передаётся информация
• Как принимаются решения
• Как контролируются задачи
• Как происходит взаимодействие между отделами
• Как выстроено управление внутри отделов
• И многое другое

И выясняется:
- где бизнес теряет деньги и клиентов;
- где происходят системные затыки;
- кто перегружен, а кто не очень;
- где собственник «затыкает дыру» своим временем и вниманием.


2. Понятный и выполнимый план
В моём случае аудит - это не «многостраничный отчёт» с модными диаграммами. Да, небольшой отчет есть, в нем я подсвечиваю самые критичные места, которые не дают бизнесу расти. И еще я даю чёткий список действий, который можно внедрить своими силами, без дорогих программ и внушительных затрат.

Я не ломаю процессы, они у вас уже как-то работают.
Я помогаю их настроить и оптимизировать.

В рекомендациях могут быть советы:
- прописать зоны ответственности;
- сделать ЦКП для фокуса на результат;
- выстроить адекватную схему передачи задач;
- убрать лишние звенья, где бизнес теряет темп;
- добавить пару таблиц для общего удобства (или наоборот, убрать);
- изменить систему совещаний и планерок, чтобы освободить время;
- прописать регламент, чтобы не зависеть от сотрудника, который все время занят или может внезапно уйти из компании.


Почему это можно сделать за одну встречу

Потому что вам не нужно менять ВСЁ.
Вам нужно убрать самые мешающие «узкие места», которые блокируют развитие. А они, как правило, хорошо видны, когда бизнес вскрывается под правильным углом.

Буквально за одну встречу мы находим эти точки и собираем из них план.
С учетом ваших ресурсов, людей и целей.


Вы можете продолжать «держать всё в голове» и говорить себе, что в хаосе тоже есть жизнь. Но реальность такова: масштабировать хаос нельзя. А если вы хотите расти — сначала нужно навести порядок в том, что уже есть.

Если вы хотите понять, почему без вас ничего не движется, и что именно мешает росту - давайте разберём ваш бизнес вместе.
Всего одна встреча, и у вас на руках четкий план дальнейших действий.