Внедрение KPI. Как внедрить систему, которая приводит к результату

«Каждый месяц сотрудники заполняют файлы, отчитываются по KPI, получают премии... но я всё равно недоволен. Результата нет. KPI не работает!» — с этих слов началась консультация с одним из моих клиентов.

Разберём, почему KPI часто не работают в малом бизнесе и что с этим делать, чтобы метрики действительно влияли на результат, а не превращались в бюрократическое упражнение с бонусами.

Ситуация

Владелец бизнеса устал от субъективной оценки эффективности сотрудников и решил, что пора внедрять KPI. Потому что «у всех уже есть» и «так работают в крупных компаниях».
Только вот как это делать правильно — никто толком не объясняет.

В итоге всё сводится к следующей схеме:

• В начале месяца сотрудники заполняют таблицу с задачами.
• В конце месяца — отчитываются по задачам: ✅ выполнено.
• Получают премию.

Но владелец всё равно разочарован.

Потому что ожидал роста продаж, вовлечённости, прибыли, а получил факт выполнения некого «процесса»: посты выложены, письма отправлены, заявки не пришли.


Почему KPI не сработали

Самая частая ошибка: руководитель делегирует разработку KPI самим сотрудникам: «Они же профи в своей области — пусть сами решат, что важно».

А сотрудники вставляют в таблицу процессы, за которые им удобнее всего отчитываться. Потому что очень мало людей умеет мыслить результатами, а не процессом. Проверить просто: спросите у своих сотрудников, за что они отвечают. Уверена, что 90% будут перечислять список своих обязанностей, которые не очень похожи на список завершенных результатов.

Владельцу бизнеса нужны результаты, а сотрудники пишут «я сделал пять звонков» вместо «я закрыл три сделки». Получается: задачи есть, результата — нет. Все вроде что-то делают, но это никак не приближает компанию к росту.


Как исправить: 5 шагов к работающей системе KPI

Чтобы KPI действительно стал инструментом управления, а не просто очередной красивой таблицей, я использую следующую методику:

1. Определите зоны ответственности и ЦКП
Зафиксируйте - за что человек отвечает и какой конечный продукт он должен производить. Например, не просто «писать посты», а «обеспечить плановое количество заявок через контент».

Очень подробно и с примерами писала об этом в своем телеграм-канале, вот ссылка на пост.

ЦКП — это то, за что вы готовы платить. Если вы платите за «просто делать», не удивляйтесь, что никто не думает о результате.


2. Дайте полномочия
Сотрудник не может отвечать за результат, если он не может на него повлиять.
Если менеджер по продажам не может дать скидку или изменить условия в договоре, то он не управляет ситуацией.
KPI без полномочий — это как требовать от повара ресторанного блюда, но выдать ему нож для картошки и один гриб.


3. Выберите 3–5 ключевых результатов
Забудьте про бесконечные списки. KPI — это не сводка по 38 задачам.
Ваша цель — выделить 3–5 метрик, которые действительно важны для бизнеса.
Это могут быть:

• Количество закрытых сделок.
• Сумма оплаченных счетов.
• Количество лидов из соцсетей.
• Снижение сроков выполнения проектов.

Важно: метрики должны быть результатами, а не действиями.


4. Оцифруйте
Результаты должны считаться. Быстро, понятно, прозрачно. Идеально, если вся информация есть в учетной программе и оттуда легко взять результаты за неделю, месяц или квартал.
Если показатель невозможно измерить — значит что-то намудрили с ЦКП и обязанностями.


5. Установите план и факт
KPI — это всегда сравнение запланированного с фактическими результатами. План ставим, исходя из прошлых периодов с учетом сезонности, доступных ресурсов и желательного прироста.


Пример из моей практики

В компании есть менеджер по соцсетям, задача которого публиковать контент в соцсетях. Работает уже 4 месяца, получает фиксированный оклад.
На аудите я спрашиваю у специалиста:
— Заявки из соцсетей есть?
— Нет, ни одной.
— А такая задача вообще стоит?
— Ммм… нет, мне просто надо выложить 3 постав в неделю.

Проверили контент, там никакой прямой пользы для клиента, вовлечённость низкая, непривлекательное оформление. Получается, платим за процесс, посты же выкладываются.

Мы пересобрали зону ответственности менеджера:

• ЦКП: плановое количество заявок из соцсетей.
• KPI: выполнение плана по лидам в месяц.
• Обязанности: создавать контент-план с воронкой, тестировать гипотезы, повышать вовлечённость и охваты.

И о чудо — через месяц пошли заявки. Потому что KPI стали про результат, а не просто про выполнение задач.


Вывод

Если KPI не работают — скорее всего, вы их неправильно определили и посчитали.
Хотите, чтобы KPI работали? Начинайте с правильной формулировки результата, за который вы готовы платить.


✅ В своем телеграм-канале я много пишу про ЦКП, про результат и мотивацию, построение бизнес-процессов. Переходите и читайте, забирайте бесплатные материалы и стройте системный бизнес.