Вероника Чмыхова, бизнес-консультант
4 ошибки, которые совершают компании при описании бизнес-процессов
Ошибка 1. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССОВ "КАК ЕСТЬ СЕЙЧАС"
Почему описание процессов «как есть сейчас» - это большая ошибка
Большинство компаний рано или поздно приходит к пониманию того, что им нужно управлять процессами и устанавливать четкие правила работы.
Только не все понимают, с чего нужно начать и иногда ситуация выглядит так:
«Давайте сначала опишем процессы так, как они сейчас выполняются. Приучим сотрудников работать по регламентам. А уже потом начнем оптимизировать и улучшать».
Я уверена, что много компаний погорели на подобных проектах и не смогли довести все до конца.
Потому что они усложнили и без того сложный проект по внедрению регламентов и описанию процессов.
Как усложнили? Потратили время на описание процессов «как есть», потом потратят время на описание «как надо», + внедрение изменений и там, и там.
А можно сразу проанализировать проблемы, придумать новый способ выполнения действий, описать в регламентах. И внедрять в работу.
Есть еще один жирный минус, если в компании описываются процессы «как есть»: это раздражает сотрудников и вызывает больше сопротивления.
Потому что их заставляют изучать бумажки о том, как они сейчас работают. Они и так это знают. Но у них куча проблем в процессах и коммуникациях! И им нужна помощь по их устранению, а не очередной оформленный на бумаге хаос…
Не совершайте ошибку, описывайте бизнес-процессы сразу с оптимизацией.
Соберите рабочую группу из сотрудников, обсудите проблемы в процессе, придумайте новые правила. Опишите и внедряйте. Сотрудники примут такие новшества гораздо легче.
Чтобы избежать других ошибок при описании процессов, приходите на мой авторский практикум-интенсив «Описание бизнес-процессов».
____________________________________________________________
Курс-интенсив по описанию бизнес-процессов:
https://bprocess.ru/opisanie-processov
____________________________________________________________
Ошибка 2. НАПИСАТЬ КУЧУ РЕГЛАМЕНТОВ
Открою секрет: можно описать бизнес-процесс всего одной страницей.
Догадались, как? Да, в виде схемы.
Для маленькой компании до 10 человек поначалу вполне можно описать процессы схемами, ну и еще можно добавить 2-3 рабочих инструкции.
Выберите формат схемы (обычно это называют «нотация»). Есть несколько нотаций, различаются они визуальными элементами и принципом отображения действий. Важно выбрать ту, которую будут легко воспринимать сотрудники. Особенно новые сотрудники, ведь в основном для них вы делаете схему. Если схема получится запутанной, как карта сокровищ, то ни один человек не будет вникать в нее до конца. А нам это не надо, да?
В идеале схема должна быть на 1 страницу А4, и чтобы всё на ней можно было прочитать без лупы. Я видела такие портянки схем, которые приходилось распечатывать на специальных типографских принтерах. Не делайте так.
Как всегда, крайне рекомендую готовую схему дать посмотреть сотрудникам. Понятно ли им, кто и что должен делать? Понятно ли, как идет процесс? Чего не хватило?
В моем интенсиве «Описание бизнес-процессов» есть отдельный урок по нотациям для схем. В нем пошагово показываю в видео, как рисовать в той или иной нотации, какие элементы использовать.
Ошибка 3. "НЕЖИВЫЕ" РЕГЛАМЕНТЫ
Описали процессы, но они получились неприземлённые и не работают
Что делать?
Переделывать, как бы грустно это не звучало. Когда ко мне приходят компании с такой проблемой, я смотрю их регламенты и обычно вижу две причины.
Причина №1 – написано запутанным языком, непонятным обычным людям.
Причина №2 – не выстроена логика бизнес-процесса, документы плохо связаны друг с другом, и не получается общей картины.
Приведу пример из моей практики.
Владелица юридического центра обратилась ко мне с проблемами:
1. Уволились ключевые сотрудники, а новые не могут пройти испытательный срок.
2. Большое количество отдельных инструкций, чек-листов, не связанных в одну систему.
3. Руководитель вынужден выполнять практически все функции, и не остается времени на проработку регламентов самостоятельно.
4. Компания планирует рост продаж, но нанимать сейчас сотрудников в хаос - крайне неэффективно.
Анализ имеющихся материалов для обучения показал, что они неэффективно оформлены и некорректно применяются. Их было очень много, отдельными документами на каждый «чих», много лишней информации и дублирования.
Документы были плохо связаны друг с другом и не увязаны в одну систему обучения (план адаптации).
Для тех, кто хочет БЫСТРО научиться описывать процессы - я создала курс-практикум «Описание бизнес-процессов».
В нем есть все, что нужно для того, чтобы написать «живые» регламенты с первого раза. И не потратить время зря.
Мои шаблоны, мои рекомендации, лучший опыт других компаний.
Ошибка 4. ОПИСАТЬ АБСОЛЮТНО ВСЕ ПРОЦЕССЫ
Когда в компании принимается решение об описании процессов, обычно хотят описать ВСЁ. Но я рекомендую разбить работу на этапы. Если вы начнете описывать все, это потребует много времени, сотрудники могут устать от изменений и начать саботировать. Или вообще все заглохнет.
Поэтому лучше делать поэтапно и начать с тех процессов, в которых есть большие проблемы. Выберите самые критичные, оптимизируйте их максимально и опишите. Это будет 3-4-5 регламентов, которые нужно будет ввести в действие и контролировать.
И только потом, когда всё заработает в этих процессах, выбираем еще пачку процессов и описываем их.
_________________________________________________________
Курс-интенсив по описанию бизнес-процессов:
https://bprocess.ru/opisanie-processov
_________________________________________________________
Почему описание процессов «как есть сейчас» - это большая ошибка
Большинство компаний рано или поздно приходит к пониманию того, что им нужно управлять процессами и устанавливать четкие правила работы.
Только не все понимают, с чего нужно начать и иногда ситуация выглядит так:
«Давайте сначала опишем процессы так, как они сейчас выполняются. Приучим сотрудников работать по регламентам. А уже потом начнем оптимизировать и улучшать».
Я уверена, что много компаний погорели на подобных проектах и не смогли довести все до конца.
Потому что они усложнили и без того сложный проект по внедрению регламентов и описанию процессов.
Как усложнили? Потратили время на описание процессов «как есть», потом потратят время на описание «как надо», + внедрение изменений и там, и там.
А можно сразу проанализировать проблемы, придумать новый способ выполнения действий, описать в регламентах. И внедрять в работу.
Есть еще один жирный минус, если в компании описываются процессы «как есть»: это раздражает сотрудников и вызывает больше сопротивления.
Потому что их заставляют изучать бумажки о том, как они сейчас работают. Они и так это знают. Но у них куча проблем в процессах и коммуникациях! И им нужна помощь по их устранению, а не очередной оформленный на бумаге хаос…
Не совершайте ошибку, описывайте бизнес-процессы сразу с оптимизацией.
Соберите рабочую группу из сотрудников, обсудите проблемы в процессе, придумайте новые правила. Опишите и внедряйте. Сотрудники примут такие новшества гораздо легче.
Чтобы избежать других ошибок при описании процессов, приходите на мой авторский практикум-интенсив «Описание бизнес-процессов».
____________________________________________________________
Курс-интенсив по описанию бизнес-процессов:
https://bprocess.ru/opisanie-processov
____________________________________________________________
Ошибка 2. НАПИСАТЬ КУЧУ РЕГЛАМЕНТОВ
Открою секрет: можно описать бизнес-процесс всего одной страницей.
Догадались, как? Да, в виде схемы.
Для маленькой компании до 10 человек поначалу вполне можно описать процессы схемами, ну и еще можно добавить 2-3 рабочих инструкции.
Выберите формат схемы (обычно это называют «нотация»). Есть несколько нотаций, различаются они визуальными элементами и принципом отображения действий. Важно выбрать ту, которую будут легко воспринимать сотрудники. Особенно новые сотрудники, ведь в основном для них вы делаете схему. Если схема получится запутанной, как карта сокровищ, то ни один человек не будет вникать в нее до конца. А нам это не надо, да?
В идеале схема должна быть на 1 страницу А4, и чтобы всё на ней можно было прочитать без лупы. Я видела такие портянки схем, которые приходилось распечатывать на специальных типографских принтерах. Не делайте так.
Как всегда, крайне рекомендую готовую схему дать посмотреть сотрудникам. Понятно ли им, кто и что должен делать? Понятно ли, как идет процесс? Чего не хватило?
В моем интенсиве «Описание бизнес-процессов» есть отдельный урок по нотациям для схем. В нем пошагово показываю в видео, как рисовать в той или иной нотации, какие элементы использовать.
Ошибка 3. "НЕЖИВЫЕ" РЕГЛАМЕНТЫ
Описали процессы, но они получились неприземлённые и не работают
Что делать?
Переделывать, как бы грустно это не звучало. Когда ко мне приходят компании с такой проблемой, я смотрю их регламенты и обычно вижу две причины.
Причина №1 – написано запутанным языком, непонятным обычным людям.
Причина №2 – не выстроена логика бизнес-процесса, документы плохо связаны друг с другом, и не получается общей картины.
Приведу пример из моей практики.
Владелица юридического центра обратилась ко мне с проблемами:
1. Уволились ключевые сотрудники, а новые не могут пройти испытательный срок.
2. Большое количество отдельных инструкций, чек-листов, не связанных в одну систему.
3. Руководитель вынужден выполнять практически все функции, и не остается времени на проработку регламентов самостоятельно.
4. Компания планирует рост продаж, но нанимать сейчас сотрудников в хаос - крайне неэффективно.
Анализ имеющихся материалов для обучения показал, что они неэффективно оформлены и некорректно применяются. Их было очень много, отдельными документами на каждый «чих», много лишней информации и дублирования.
Документы были плохо связаны друг с другом и не увязаны в одну систему обучения (план адаптации).
Для тех, кто хочет БЫСТРО научиться описывать процессы - я создала курс-практикум «Описание бизнес-процессов».
В нем есть все, что нужно для того, чтобы написать «живые» регламенты с первого раза. И не потратить время зря.
Мои шаблоны, мои рекомендации, лучший опыт других компаний.
Ошибка 4. ОПИСАТЬ АБСОЛЮТНО ВСЕ ПРОЦЕССЫ
Когда в компании принимается решение об описании процессов, обычно хотят описать ВСЁ. Но я рекомендую разбить работу на этапы. Если вы начнете описывать все, это потребует много времени, сотрудники могут устать от изменений и начать саботировать. Или вообще все заглохнет.
Поэтому лучше делать поэтапно и начать с тех процессов, в которых есть большие проблемы. Выберите самые критичные, оптимизируйте их максимально и опишите. Это будет 3-4-5 регламентов, которые нужно будет ввести в действие и контролировать.
И только потом, когда всё заработает в этих процессах, выбираем еще пачку процессов и описываем их.
_________________________________________________________
Курс-интенсив по описанию бизнес-процессов:
https://bprocess.ru/opisanie-processov
_________________________________________________________
