ОРГСТРУКТУРА И ОБЯЗАННОСТИ БЕЗ ХАОСА
Как навести порядок в обязанностях, чтобы сотрудникам было понятно - кто что должен делать
и за какой результат отвечает
Консалтинг под ключ для владельцев малого бизнеса
"Все берутся за всё, не с кого спросить, я сам постоянно тушу пожары. Кажется, что без меня ничего не решается. Сотрудники безответственно относятся к задачам. Пробовали брать прорабов и директора по строительству - но что-то пошло не так, порядка больше не стало".
"Компания растет. И уже непонятно, кто кому подчиняется, у кого какая зона ответственности, кто за что отвечает. У меня есть ответы в голове на эти вопросы, но не все сотрудники понимают свои обязанности. Не всегда понятно, кто кому ставит задачи".
"Вроде есть команда, все загружены, но результаты не устраивают. И ощущение, что результат нужен только мне одному, нет ответственности ни у кого.
Год уже пробуем описать процессы, но так и не доделали. Должностные инструкции есть, но неактуальные. Обязанности так и не распределены, все занимаются всем".
Вы чувствуете хаос, непонятно с кого спросить результаты, все перекидывают задачи как горячую картошку. Руководители отделов вроде и заняты, по все равно ведут себя как "пассажиры" и бегут с вопросами к вам.
Самый первый шаг, который вам нужен - навести порядок в обязанностях и разработать такую оргструктуру, которая выдержит рост бизнеса в 2-3 раза.
Без оргструктуры любые KPI и регламенты просто повиснут в воздухе.
Это фундамент, на него ложатся все остальные блоки системного управления.
Формат взаимодействия
- Консультант проведет интервью/опросы с сотрудниками, соберет всю нужную информацию по всем отделам.
- Консультант зафиксирует и оформит в виде файлов:
1) схему оргструктуры "как надо",
2) обязанности по всем должностям. - Консультант разработает для каждой должности ЦКП -
ценный конечный продукт, который ожидают от сотрудника - От вас нужно будет обеспечить присутствие сотрудников на встречах, проверить готовую оргструктуру и списки обязанностей и организовать внедрение изменений (план будет)
+ БОНУС !!!
Это будут видео в записи (предоставляются на обучающей платформе на определенный срок) + 2 онлайн-встречи для ответов на вопросы и разбора живых ситуаций.
Что будет в материалах обучения
Что будет в материалах обучения
-
Управление бизнес-процессами- Бизнес-процессы, которые есть в компании
- Как системно управлять процессами
- Как распределить ответственность между отделами
- Как определять четкие зоны ответственности
- Как эффективно распределять обязанности
- Ценный результат сотрудника - что это, зачем и как его сформулировать
- Оптимизация рабочего времени руководителя
- Планирование задач, контроль
- Экспресс-метод выгрузки дел из головы
- Метод работы с задачами, которые постоянно сжирают время
- Всем понятно, кто за что отвечает и кому подчиняется
- Без дублирования, «серых зон» и черных дыр
- Фокус на результат через ЦКП (ценный конечный продукт)
- Все файлы легко редактировать без привлечения специалиста
- Оргструктура выдержит рост в 2-3 раза
- Не надо переделывать по сто раз, менять обязанности
- Просто нанимайте новых людей на готовые роли (должности)
- Готовность компании к любым изменениям (сокращение / масштабирование)
- Руководители лучше управляют своими процессами
- Снижение вовлечённости собственника в операционные задачи
- Меньше "пожаров", предсказуемость результатов
- Руководители решают большинство вопросов между собой
- Схема оргструктуры "как должно быть".
Обязанности и ценный конечный продукт для каждой должности (фокус на результат ! )Все документы создает консультант и помогает внедрить. - Обучение руководителей по теме "Системное управление процессами в отделе и оптимизация рабочего времени"Видео-записи + 2 живые онлайн-встречи с вашей командой.
Доступ к видео-записям на 6 месяцев. - Срок - 1 месяц
- Стоимость 149.000 рублей
Напишите мне, мы созвонимся на 15 минут и обсудим.
и обязанностей у моих клиентов
- Сфера бизнеса: дорожно-строительные работыБыло: Пытались внедрить оргсхему самостоятельно, но не получилось. Нескольких прорабов повысили до начальников участков, но нет четкого разделения обязанностей и ответственности. Обязанности вспомогательных бизнес-процессов "размазаны" по всем сотрудникам офиса и сейчас уже непонятно, кто за что отвечает.
Стало: Переработали оргструктуру, выделили в явном виде продажи, производство и обеспечивающие процессы. Теперь есть должности, которые отвечают за хозяйственное обеспечение объектов, за оформление необходимых документов.
Четко разделили и расписали ответственность всех участников производственного процесса (главный инженер, начальник участка, прораб, мастер, геодезист).
Обратная связь от заказчика: «Все удалось. Очень вовремя проделали с вами оптимизацию, сразу все сходу пригодилось.
Главное теперь есть понимание куда, сколько и зачем». - Производство арматуры из композитных материаловБыло: Собственники погружены во все операционные процессы: все вопросы, связанные с продажами, производственным планированием, оперативное управление закупками и складами, проблемы логистики – решались через них. Естественно, что у них не оставалось времени на стратегию, развитие технологии и новых продуктов. При этом в компании есть руководитель отдела продаж и руководитель HR-отдела.
Стало: анализ ситуации показал, что начальника производства вообще нет, а руководители еще двух отделов неэффективны и не выполняют свои прямые обязанности. Собственникам нужна была опора в виде эффективной команды.
Через полтора месяца в компании уже работали новый руководитель отдела продаж и новый HR-менеджер. А начальника производства нашли среди сотрудников компании.
Владельцы бизнеса делегировали практически всю операционку по основным процессам (продажи и производство) руководителям подразделений. Они сфокусировались на управленческом учете и развитии нового продукта.
«Мне уже 2 недели никто не звонит по логистике и закупкам. По производству передача опыта заняла всего несколько дней и кандидат уже успешно рулит там. Кроме того, он сам проводит собеседования, нашел кладовщиков на склад и наладил им работу. И ходит, улыбается». - Производство изделий из камняБыло: Бизнес масштабируется и большое количество орг.вопросов решает собственник. Отсутствуют ответственные за процессы, нет ощущения команды. Отгрузкой розничных заказов и работой с установщиками занимается руководитель отдела продаж. Он же одновременно и маркетолог. Начальник производства "зашивается", т.к. все сотрудники производства подчиняются ему напрямую и он решает все вопросы, включая закупки.
Стало: Появилась схема оргструктуры компании, в которой предусмотрена команда руководителей отделов. Начальника производства разгрузили, добавив двух мастеров цеха. При масштабировании не нужно будет менять отделы и должности.
Для каждой должности прописан ЦКП (ценный конечный продукт, который нужен компании). Каждый сотрудник понимает свои обязанности и за что он отвечает. - Переработка зерна, производство муки и крупыБыло: Все занимаются всем, и никто ни за что не отвечает.
Предприятие быстро разрослось, больше 100 сотрудников. Собственнику стало сложно управлять, т.к. он погружен во многие процессы.
Пытались самостоятельно разработать оргсхему, но не смогли внедрить.
Стало: Создали схему отделов, понятную для сотрудников. Расписали обязанности по всем сотрудникам. Ознакомили всех и ответили на вопросы.
Теперь каждый сотрудник знает, что он должен делать и за что отвечает.
Я Вероника Чмыхова, консультант по бизнес-процессам.
С 2008 года занимаюсь бизнес-процессами: навожу порядок, оптимизирую, упрощаю, выстраиваю. Работаю в основном с малым бизнесом.
В 2009 прошла программу МВА при ЮУРГУ (Челябинск).
До 2019 года работала в найме на должности «специалист по бизнес-процессам», поэтому я знаю многие процессы изнутри и на практике. Опыт в разных компаниях: салон обоев, продажа мягкой мебели, производство и продажа строительных материалов, внедрение и сопровождение 1С.
У меня 8 лет работы в проектном бизнесе (внедрение 1С), я была одновременно на двух должностях – специалист по системе качества и бизнес-аналитик (участвовала в проектах автоматизации). Проекты были в производственных компаниях численностью 200-450 сотрудников (производство цемента, производство металлоконструкций, птицефабрика).
С 2019 я индивидуальный предприниматель и бизнес-консультант.
Выполнила более 30 консалтинговых проектов по систематизации бизнес-процессов.
Написала своими руками более 1000 регламентов, и все равно постоянно нахожу возможности упростить и сделать их более удобными.
Мои принципы:
-Делать просто.
-Делать проще.
-Фокус на результат.
Моя специализация - небольшие производства и компании В2В с услугами проектного типа (строительство, поставка+монтаж оборудования, и др.).
Сферы бизнеса, с которыми я работала на проектах:
Дорожно-строительные работы
Производство изделий из камня
Услуги по грузоперевозкам (фуры, свой автопарк)
Производство металлических изделий
Производство арматуры из стеклопластика
Птицефабрика
Производство муки
Производство косметики для животных
Швейное производство
ИТ-компания (разработка VR-приложений)
ИТ-компания (мобильные приложения)
Производство цемента
ИТ-компания (внедрение 1С)
Клиника косметологии и массажа
Закупки товаров в Китае и поставка на маркетплейсы
Охранное предприятие
Переезды (домашние вещи)