Как обойтись без регламентов
в маленькой компании

Каждый день сотрудники приходят к вам с вопросами: "А как это сделать?",
"А я правильно понял?", "А когда сдавать?". И пока вы объясняете, кто кому что передаёт и почему это должно работать, у вас в голове вертится одна мысль: "Надо написать регламенты".

Вы садитесь. Открываете чистый документ. Пишете пару строк.
А потом звонит клиент, приходит курьер, прибегает бухгалтер или начинается запланированная встреча. В общем, жизнь идёт, а регламенты не пишутся.

Сотрудники продолжают творить дичь кто как думает. Один клиенту звонит, другой пишет, третий вообще забыл про задачу. А вы бегаете между ними и думаете: "Ну как тут не выгореть?"


Все говорят: "Напиши регламенты, и всё будет работать, как часы!"

Но давайте честно. Чтобы написать эти пресловутые регламенты:

• Нужно выделить время, чтобы составить тексты.
• Нужно ещё больше времени, чтобы объяснить сотрудникам, как их использовать.
• Нужно иметь нервы, чтобы спокойно видеть, как их никто не читает.

Вы и так работаете за троих, и мысль о том, чтобы теперь ещё стать "королём регламентов", просто сводит с ума.


Есть небольшой секрет: в небольшой компании можно обойтись без регламентов.

Сотрудники в целом знают, что делать. Хаос именно в процессах.
Каждый пытается сделать задачу "как умеет", потому что не понимает:
-Кто за что отвечает?
-Где заканчивается его зона ответственности?
-Какой результат от него ждут?

И вот тут начинается…

Сотрудник делает задачу, но не передаёт её дальше.
Или делает не то, что от него нужно, потому что ему так показалось логичным.
Или вообще теряет задачу по дороге.
А вы снова ловите их за руку: "Не так, не туда, не вовремя".

Как обойтись без регламентов и при этом навести порядок

Если у вас компания из 3-5-10 сотрудников, вы можете вместо регламентов сделать матрицу обязанностей. Это проще, быстрее и реально работает.

Что такое матрица обязанностей?
Это таблица, которая отвечает на два главных вопроса:
-Кто за что отвечает?
-Какой конечный результат он должен выдавать?


Составляем матрицу обязанностей за один вечер

Шаг 1. Выпишите все должности в компании
Возьмите листок бумаги или Excel и пропишите всех: от себя до самого младшего сотрудника.

Пример:
Вы — директор.
Петя — менеджер по продажам.
Настя — маркетолог.
Олег — начальник производства или мастер смены.

Шаг 2. Пропишите обязанности каждого
Для каждой должности сформулируйте простым языком, кто за что отвечает.

Пример для Пети:
Принимать заявки от клиентов.
Вести клиента до оплаты.
Передавать оплаченные заказы в производство.

Шаг 3. Укажите ценный конечный продукт (ЦКП)
ЦКП — это тот результат, который должен выдать сотрудник. Это то, ради чего он вообще работает.

Пример для Пети:
ЦКП 1: каждый клиент получил точную информацию о заказе, оплатил и доволен.
ЦКП 2: план продаж выполнен и все оплаты по заказам получены.

Составьте матрицу обязанностей и обсудите её с командой. Соберите всех, объясните, кто за что отвечает и какой результат вы ждёте. Покажите, где лежит файл, чтобы они могли в него смотреть в спорных вопросах.

Предупредите сразу, что матрица обязанностей будет дополняться в течение ближайших 1-2 месяцев. В течение пары недель следите, как сотрудники спихивают друг другу обязанности используют матрицу, и корректируйте её по необходимости.

Даже этот небольшой шаг внесет много ясности и прозрачности в компании. А если вы хотите …