Подготовка компании к автоматизации:

описание процессов и бизнес-требований

♻️ Разработка схем бизнес-процессов "как должно быть"

♻️ Описание бизнес-требований к автоматизации


Опишу бизнес-процессы “как должно быть” в виде блок-схем, сформулирую бизнес-требования к системе и подготовлю файл,

с которым можно идти к интеграторам за оценкой проекта

Узнать, что входит

Когда автоматизацию начинают слишком рано,
бизнес рискует автоматизировать не процессы, а хаос

  • Многие компании приходят к автоматизации, когда в операционной работе уже накопилось много ручного труда, ошибок и устных договорённостей.

    Кажется, что новая система всё исправит:
    • сотрудники перестанут забывать задачи
    • руководители будут видеть данные
    • заявки и заказы пойдут по понятному маршруту
    • отчёты начнут собираться автоматически
    • контроль станет проще
    Но если перед внедрением не разобраться в процессах, можно просто перенести текущий хаос в цифровой формат.

    В результате:
    • старые проблемы остаются
    • сотрудники обходят систему
    • требования постоянно меняются
    • интегратор дорабатывает одно и то же несколько раз
    • бюджет растёт
    • сроки сдвигаются
    • собственник не понимает, почему автоматизация не даёт ожидаемого результата
    Проблема в том, что бизнес начал внедрение до того, как понял, как процессы должны работать на самом деле.

Подготовка бизнеса к внедрению системы

  • Автоматизация - это не только выбор программы.
    Это перевод бизнес-логики в систему. Если логика процессов не описана, не согласована и не оптимизирована, даже хорошая программа может не дать результата.

    ♻️ Я помогаю связать бизнес и будущую систему:
    • понять, как процесс должен работать
    • убрать лишние действия до автоматизации
    • описать роли и ответственность
    • сформулировать бизнес-требования
    • подготовить понятную основу для интеграторов
    • снизить риск, что важные сценарии будут забыты
    Вы будете четко знать, что именно нужно автоматизировать и как это должно работать.

Что вы получаете на выходе

  • Схемы бизнес-процессов "как должно быть"
    Вы получите схемы бизнес-процессов в целевом состоянии — не просто описание текущего хаоса, а оптимизированную логику работы.

    Что отражается в схемах:
    • этапы процесса
    • участники
    • зоны ответственности
    • точки принятия решений
    • маршруты задач и потоков информации

    Вы видите, как должен работать процесс до того, как начнётся автоматизация.
  • Файл "Бизнес-требования к автоматизации"
    Это структурированный документ, который описывает, что бизнесу нужно от будущей системы.

    Что может быть внутри:
    • бизнес-цели автоматизации
    • текущие проблемы в процессах
    • сценарии работы
    • требования к функциям системы
    • источники данных
    • требования к отчётам
    • ограничения и важные условия
    • интеграции (обмен данными)

    Интегратор получает не общий запрос, а понятную основу для оценки и проектирования.
  • Понимание, что автоматизировать в первую очередь
    После обследования становится ясно:
    • какие процессы критичны
    • какие требования обязательны
    • что можно отложить
    • где автоматизация даст больше пользы
    • где система не поможет, пока не изменится логика работы

    Вы не пытаетесь автоматизировать всё сразу и снижаете риск лишних затрат.
Разобрать наши процессы

Подходит перед внедрением:

  • ✔️ CRM
    Если нужно автоматизировать продажи, обработку заявок, воронку, задачи менеджеров, контроль коммуникаций и отчётность.

    ✔️ ERP или 1С
    Если нужно автоматизировать производство, закупки, склад, учёт, планирование, документооборот или управленческую отчётность.

    ✔️ Системы управления проектами
    Если важно описать этапы проектов, роли участников, контроль сроков, передачу задач и статусы выполнения.

    ✔️ Складские и производственные системы
    Если нужно связать заказы, остатки, закупки, производство, отгрузки и контроль исполнения.

    ✔️ Внутренние порталы и документооборот
    Если нужно описать маршруты согласований, роли, статусы, уведомления и контроль выполнения.
подготовка к автоматизации и описание бизнес-требований

Как проходит работа

  • Разбор текущих бизнес-процессов

    • Интервью с ключевыми сотрудниками.
    • Выясняем, как процессы работают сейчас: кто участвует, какие действия выполняются, где возникают задержки, какие данные передаются и какие проблемы повторяются.
    • На этом этапе важно вытащить не только официальную версию процесса, но и то, как всё работает на практике.

  • Выявление хаоса и противоречий

    Фиксируем места, где процесс работает нестабильно:
    • действия дублируются
    • ответственность размыта
    • сотрудники работают по-разному
    • данные теряются
    • решения принимаются вручную
    • этапы зависят от устных договорённостей

  • Оптимизация и проектирование бизнес-процессов

    • Я разбираю собранную информацию, нахожу лишние шаги, неясные зоны ответственности, ручные участки, дублирование и противоречия. После этого формируется целевая логика процесса.
    • Важно не просто нарисовать красивую схему, а сделать процесс понятным, последовательным и пригодным для автоматизации.

  • Разработка схем бизнес-процессов
    в формате "как должно быть"

    • Создаются схемы бизнес-процессов в оптимизированном виде. Они показывают, как процесс должен идти после наведения порядка и внедрения системы.
    • Схемы создаются в программе Visio, заказчику передаются в виде изображений (pdf или word) + исходники (.vsd).

  • Описание бизнес-требований к автоматизации

    • На основе карт процессов формируется файл с бизнес-требованиями к автоматизации. Он помогает описать будущую систему с точки зрения бизнеса: что должно происходить, какие функции нужны и какие данные должны быть доступны.
    • Для каждого процесса указывается информация: какие документы должны быть оформлены, кто и как их должен обработать, какие отчеты нужны для контроля процессов, и т.д.
Начать подготовку к автоматизации

Кто я такая и почему могу оказывать такие услуги

Я Вероника Чмыхова, консультант по бизнес-процессам и операционной эффективности.


Я помогаю собственникам подготовить бизнес к автоматизации: разобраться в процессах, сформулировать требования и описать целевую логику работы так, чтобы её можно было передать внедренцам.

Моя задача — не просто зафиксировать, как всё работает сейчас, а помочь выстроить процессы так, чтобы будущая система поддерживала порядок, а не закрепляла хаос.


Мои кейсы по подготовке к автоматизации:

  • Торговля на маркет-плейсах (одежда) - все процессы компании.
  • Птицефабрика - процессы по машинно-тракторному подразделению.
  • Птицефабрика - процессы по зарплате и кадрам (переход на новую 1С:ЗУП)
  • Охранное предприятие - процессы продаж и сопровождения клиентов (смена CRM).
  • Аптечный склад - процессы претензионной работы.
  • 5 проектов по автоматизации документооборота в производственных компаниях, включая описание бизнес-требований на старте каждого проекта.


1) Более 17 лет опыта в построении и оптимизации бизнес-процессов для разных сферах бизнеса – от производства и дорожного строительства до косметологии и птицефабрики. Это позволяет мне видеть универсальные закономерности в разных условиях и разных бизнес-моделях. Я выполнила более 30 консалтинговых проектов по систематизации и описанию бизнес-процессов (кейсы в отдельном разделе на сайте, смотрите в главном меню).


2) 8 лет работы в проектном бизнесе в качестве бизнес-аналитика и руководителя проектов по автоматизации на базе программ 1С. Проекты были в производственных компаниях численностью 200-450 сотрудников (производство цемента, производство металлоконструкций, птицефабрика, и др.).

Стоимость и сроки
Чтобы качественно описать процессы, вытащить требования и подготовить документы для интеграторов, нужно пройти полный цикл: интервью, анализ, проектирование, оформление и согласование.
Формат и результаты
  • Формат работы - дистанционный.
  • Результаты: схемы процессов “как должно быть” и файл бизнес-требований к автоматизации.
Срок и стоимость
  • Длительность в среднем 2 месяца.
  • Стоимость: от 400 000 руб.
Финальная стоимость
Финальная стоимость зависит от:
  • количества процессов
  • количества участников
  • сложности сценариев
  • объёма требований
  • необходимости согласований
Обсудить, что нужно вашему бизнесу
Запись на диагностику по подготовке к автоматизации
Я свяжусь с вами в течение 1-2 рабочих дней, чтобы договориться о дате и времени созвона, для бесплатной диагностики и уточнения деталей.
В каком мессенджере с вами связаться
Консультант по оптимизации бизнес-процессов Вероника Чмыхова
Не хотите оставлять данные через сайт?
💬 Напишите мне в напрямую в мессенджере.

"Добрый день, хочу подготовиться к автоматизации"
Написать в Мах Написать в Telegram
Частые вопросы
  • Чем обследование отличается от внедрения?
    Обследование — это подготовка к внедрению.
    На этом этапе мы описываем процессы, оптимизируем логику работы и формулируем требования к будущей системе.
    Внедрение — это следующий этап, когда интегратор настраивает конкретную программу по подготовленным требованиям.
  • Это техническое задание?
    Не совсем. На выходе вы получаете файл бизнес-требований к автоматизации. Он описывает, что нужно бизнесу: какие процессы поддерживать, какие роли учесть, какие сценарии и функции нужны.
    Техническое задание может делать интегратор уже после выбора системы, с учётом её возможностей и ограничений.
  • Можно ли проводить обследование, если система ещё не выбрана?
    Да. Часто это даже правильно. Сначала нужно понять, какие процессы и требования есть у бизнеса, а потом выбирать систему, которая лучше подходит под эти задачи.
  • Можно ли с этим документом идти к нескольким интеграторам?
    Да. В этом и ценность: у вас появляется единая основа, по которой разные интеграторы могут оценить проект и предложить решение.
  • Вы сами внедряете систему?
    В рамках этой услуги — нет. Моя задача — подготовить бизнес к автоматизации: описать процессы и требования. Дальше вы можете идти с этими документами к интеграторам или внедренцам.
  • Кто должен участвовать в обследовании?
    Обычно участвуют собственник, руководители направлений и ключевые сотрудники, которые хорошо знают реальные процессы. Важно услышать не только управленческое видение, но и то, как работа происходит на практике.
  • Сколько времени потребуется от команды?
    Зависит от объёма проекта. В среднем нужны интервью, согласования схем и обсуждение требований. Точный график определяется на старте, чтобы не перегружать команду.
  • Как понять, нужна ли нам эта услуга?
    Если вы планируете автоматизацию, но пока не можете чётко ответить, какие процессы, сценарии, роли, функции и отчёты должна поддерживать система, обследование точно будет полезно.
    Особенно если у вас в компании процессы находятся в хаосе. Задача как раз в том, чтобы вытащить хаос наружу, структурировать его, убрать лишнее и описать процессы в целевом виде.

Обследование для автоматизации: как подготовить
процессы и требования до внедрения системы

Перед внедрением CRM, ERP, 1С или другой системы важно провести обследование для автоматизации. Оно помогает понять, какие процессы нужно автоматизировать, как они должны работать в целевом состоянии и какие требования необходимо передать интеграторам. Если начать проект без подготовки, есть риск автоматизировать текущий хаос: лишние действия, размытые зоны ответственности, ручные согласования и нестабильные правила работы.

В рамках обследования разрабатываются карты процессов для автоматизации. Это схемы бизнес-процессов “как должно быть”, которые показывают этапы работы, участников, точки принятия решений, маршруты задач, данные и зоны ответственности. Такие карты помогают собственнику и команде заранее согласовать логику процесса, до того как она будет перенесена в программу.

На основе целевых процессов формируются бизнес требования к автоматизации. В документе фиксируется, какие задачи должна решать будущая система, какие роли пользователей нужно учесть, какие сценарии работы поддержать, какие данные собирать и какие отчёты предоставить руководителям. Это помогает не потерять важные ожидания бизнеса и снизить риск дорогостоящих доработок на этапе внедрения. Такой файл можно передать интеграторам, чтобы они могли оценить проект более предметно.

Обследование перед автоматизацией особенно полезно собственникам компаний, которые хотят сначала привести процессы в порядок, а затем внедрять систему на понятной основе. Такой подход помогает сделать автоматизацию более управляемой, снизить неопределённость и подготовить бизнес к разговору с интеграторами.