ОПТИМИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА

За 2 встречи:
Простые решения по проблемам
Эффективно выстроенный процесс
Описание процесса "как должно быть"

Question 1

Процесс: Адаптация новых сотрудников

Answer

Маленькая компания, проблемы были следующие:

Предприниматель тратит много времени на обучение новых сотрудников, каждому рассказывает лично все нюансы работы.
Сотрудники не проходят испытательный срок. Просто не приходят на следующий день, говорят «очень много информации, мне ничего не понятно».

Решения:

Все имеющиеся материалы для обучения пришлось переработать. Их было очень много, отдельными документами, местами информация расходилась по смыслу. Документы переработали, причесали, упростили и оформили в едином стиле.
Описали процесс в виде понятного простого регламента.
Создали универсальный план для адаптации сотрудников – кому какие документы давать для обучения, и в какой момент. Это экономит время на обучение обеим сторонам.

Question 2

Процесс: Продажи

Answer

«Не могу уволить сотрудника. Мне не нравится, как он работает, но у меня нет формального повода». Так говорил собственник производственной компании, который пришел ко мне в личную работу.

Собственник 6 месяцев назад нанял директора по развитию продаж. На собеседовании кандидат проявил себя неплохо, показал себя с лучшей стороны и попросил высокий оклад. В течение полугода он работал и сам делал неплохие продажи продукции.

Но как руководитель он не делал ничего. Не занимался сотрудниками, не разработал для них систему мотивации, не создал книгу продаж и материалы для обучения, не занимался сайтом и т.п. Все эти задачи были озвучены ему устно и нигде не фиксировались. На вопрос «а что с задачами?» был ответ «сейчас пока не успеваю, надо продавать». Планы продаж были, но тоже не выполнялись.
При этом, в компании не было руководителя отдела продаж, все менеджеры (15 человек) подчинялись директору по развитию продаж. Планы продаж регулярно не выполнялись.

Решения:
1. Провели оценку результативности и эффективности директора по развитию и отдела продаж. Оценили факты без эмоций и прежних договоренностей. Только цифры и результаты.
2. Собственник признал факт того, что директор по развитию продаж «не тянет» свой функционал и предложил ему роль менеджера по продажам. Тот отказался и ушел из компании, и это было очень своевременное решение.
3. Нашли вместо него в команду руководителя отдела продаж, которому будет куда стремиться по карьерной лестнице (на должность директора по продажам).
Новый руководитель буквально за 2 месяца навел порядок в отделе продаж, согласно поставленным ему задачам. Планы продаж с этого момента перевыполнялись на 105-110%.

Question 3

Процесс: Коммуникации между продажами и производством

Answer

ИТ-компания. Проблема в коммуникациях между отделом продаж и отделом разработки, есть потери времени.

Отдел продаж хочет понимать, что происходит с заказом и быстро информировать клиента при входящем запросе. Но такой информации у отдела продаж нет и приходится выкручиваться «подождите, я сейчас выясню». Менеджер отдела продаж бежит выяснять в отдел разработки. Это потери времени, причем не у одного человека.
В то же время отдел разработки ведёт по заявкам записи и проставляет статусы в программе, но только для себя.

Решение:
Суть конфликта в том, что стороны не договорились. Надо прямо сажать стороны напротив друг друга и разговаривать. Иногда это бывает сложно сделать, если требования одной стороны нарушают интересы другой. Например, когда продавцы жалуются, что на складе вечно нет продукции для моментальной отгрузки, а у отдела закупок стоит KPI на снижение затрат по отделу. Тут нужен модератор, который помогает прийти к общему решению.

В нашем случае потребовалась всего одна встреча, чтобы договориться. Поскольку информация по выполнению работ ведется, настроили в программе отчет, в котором отдел продаж видит необходимые им детали.

Question 4

Процесс: Логистика и отгрузки заказов

Answer

Компания занимается производством муки.
Проблема: у логистов постоянные авралы, т.к. отдел продаж может внезапно скинуть заказ для срочной отгрузки (за 2 часа до начала погрузки на складах). Логисту же нужно время, чтобы спланировать размещение грузов и маршруты.

Решения:
Ввели четкие правила по подаче заявок на отгрузку на предстоящий день. До 12.00 – заявки на межгород (дальние расстояния), до 16.00 заявки по местным маршрутам. Если менеджер не успел до этого срока, значит заявка будет выполнена через день.
Правила прописали в регламенте и ввели в действие.

Отдел продаж сопротивлялся изменениям и утверждал, что клиентам всегда надо срочно и они просто не будут у нас покупать. Однако всё прошло гладко.
На самом деле, если клиентам вовремя сообщать о правилах заявок, доносить им ценность такого решения (например, не будет сдвигов по времени и недогрузов) – это воспринимается вполне адекватно и постепенно становится нормой.

ОПТИМИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАЗа 2 встречи:Простые решения по проблемам Эффективно выстроенный процессОписание процесса "как должно быть"

Примеры оптимизации у моих клиентов

ОПТИМИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА

За 2 встречи:
Простые решения по проблемам
Эффективно выстроенный процесс
Описание процесса "как должно быть"