ОПТИМИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА
За 2-3 недели избавьтесь от хаоса и потерь
в одном ключевом бизнес-процессе
Мини-проект по оптимизации процесса
Вы получаете:
✔️ Готовую схему процесса, по которой сразу можно работать
✔️ Устранение постоянных "пожаров" и потерь в процессе
✔️ Обучение вашей команды новым правилам
Ваш хаос в процессах стоит вам больше, чем мой гонорар :)
с помощью оптимизации процессов
-
Непонятно, кто за что отвечает в процессе - Долгое согласование заказов или документов
- Конфликты между отделами, постоянные разборки
- Задачи висят неделями и не двигаются
- Ошибки, переделки, двойная и лишняя работа
- Долгая обработка заявок или заказов
- Процесс зависит от одного сотрудника
- Длительные совещания и потеря времени
бизнесу эти проблемы?
В растущем бизнесе часто нет «больших проблем». Есть несколько маленьких, но системных дыр, через которые ежемесячно вытекает сумма в несколько зарплат.
А иногда это огромные суммы недополученной выручки.
Моя работа - быстро найти эти дыры (в мотивации, в системе учёта, в организации данных, в обязанностях) и залатать их простыми, но жёсткими организационными решениями с чёткими правилами и персональной ответственностью.
В результате собственник получает обратно своё время и 20-30% прибыли, которые он раньше не замечал.
Разбор проблемы
— Короткое интервью
— Фиксация, где процесс ломается
— Определяем, что должны получать на выходе
— Зоны ответственности
— Узкие места
— Разрыв в коммуникациях
— Ошибки / дублирование действий
— Хаос в управлении результатами
— Потери денег и времени
— Недополученная выручка
Создание новой схемы
— Схема процесса «как должно быть»
— Роли сотрудников
— Точки контроля
— Порядок согласования
— Разбираем пример
— Корректируем
— Передаю готовый документ
Мини-проект — это точечная работа с одним процессом.
Это позволяет вам получить быстрый эффект за 10-15 дней.
В рамках мини-проекта я работаю с одним ключевым процессом и его участниками:
- анализирую текущий процесс
- фиксирую проблемы и узкие места
- создаю новую схему процесса «как должно быть»
- определяю роли и ответственность внутри процесса
- формирую небольшое описание к схеме (самые важные правила)
- обучаю команду работе по новой схеме
Важно.
Мы не пересматриваем оргструктуру всей компании, не описываем обязанности всех сотрудников, не проектируем всю цепочку от маркетинга до поставки. Мы не описываем по процессу все возможные исключения и условия.
Если в ходе работы выявляются системные вопросы (структура, роли, смежные процессы), то я фиксирую их в отдельный список для нового мини-проекта. Работа ведется только с теми участниками, которые выполняют действия внутри процесса.
- Готовый
рабочий процессПрописан, согласован,
понятен всем участникам - Ускорение
процессаСрок выполнения задач сокращается на 20–30% - Прозрачность и управляемостьКто что делает, какие сроки, важные критерии
- Снижение нагрузки
на собственникаСотрудники меньше бегают
к вам с вопросами - Меньше ошибокИз процесса убраны лишние и рискованные шаги
- Возможности для роста выручкиМеньше ситуаций, когда
компания упускает выручку
Как за 30 дней устранить ежемесячные потери денег и времени на совещания
Весь офис (кроме сотрудников автопарка) подчиняется напрямую собственнику бизнеса. Если он уезжает в командировку - то все идет не так, как надо. Очень много совещаний (каждый день).
Но это был только первый слой проблем. При аудите процессов нашли потери времени и денег.
⛔ План продаж на машину снижали задним числом, если та внезапно ломалась и вставала на ремонт. Фактически, компания платила премии за невыполненную работу. При 2-3 внеплановых простоях в месяц компания недополучала выручку на 150 000 – 250 000 руб. (объём, который можно было перераспределить на другие машины).
⛔ Данные по затратам на ремонт заносились с опозданием. Начальник колонны не был мотивирован экономить. Ежемесячный перерасход бюджета на 50 000 – 100 000 рублей был нормой.
⛔ Потери времени на стыковку данных. Логисты и начальник колонны каждый день на планерках синхронизировали свои данные - по маршрутам и графику ремонтов и ТО. Потери времени трех специалистов: 0,5 часа/день * 3 чел * 20 дней = 30 часов/мес.
- Убрали главную дыру в мотивации логистов. Жёстко зафиксировали план продаж и новое правило: простои машины - это сигнал логисту искать более маржинальные заказы на другие машины, а не повод снижать план. Это напрямую защитило выручку.
- «Подружили» таблицы логистов и начальника колонны, чтобы даты ТО и ремонта были видны сразу. Это сократило ежедневные планерки до 2-х в неделю.
- Внедрили правило: начальник колонны согласует затраты на ремонт до их совершения. Кроме мелких расходников, по ним у него был свой мини-склад с запасами.
- Ликвидировали риски. Нашли тех, кто использовал личную почту вместо корпоративной (защита информации). Спроектировали в оргструктуре роль «Руководитель отдела логистики», чтобы собственник мог наконец делегировать эти обязанности и спокойно уезжать в командировки.
Результаты:
✅ Разгрузка собственника на 5 часов в неделю за счёт отмены ежедневных планерок и чёткого распределения ответственности.
✅ Защита выручки. Устранение «гибкого» плана продаж сохранило для компании минимум 150 000 ₽/мес недополученной ранее выручки.
✅ Снижение перерасхода на ремонт. Контроль на этапе согласования сократил перерасход минимум на 30%.
✅ Экономия времени специалистов. Сокращение времени на синхронизацию логистики и ремонтов на 20 часов.
Стоимость инвестиций в мою работу окупилась за 2 месяца за счёт снижения перерасхода на ремонт и недополученной выручки после устранения правил по занижению плана продаж.
- Простой процесс, задействованы 1-2 отдела
- 1-2 недели, полностью дистанционно
- Готовая схема процесса: кто и что делает + самые важные правила и критерии решений
- Обучение сотрудников новому процессу
- Сложный процесс, задействованы 3 и более отделов
- 2-3 недели, полностью дистанционно
- Готовая схема процесса: кто и что делает + самые важные правила и критерии решений
- Обучение сотрудников новому процессу
для обсуждения деталей и определения тарифа
Я Вероника Чмыхова, бизнес-консультант. С 2008 года занимаюсь бизнес-процессами: навожу порядок, оптимизирую, упрощаю, выстраиваю. Работаю в основном с малым бизнесом.
В 2009 прошла программу МВА при ЮУРГУ (Челябинск).
До 2019 года работала в найме на должности «специалист по бизнес-процессам», поэтому я знаю многие процессы изнутри и на практике. Опыт в разных компаниях: салон обоев, продажа мягкой мебели, производство и продажа строительных материалов, внедрение и сопровождение 1С.
У меня 8 лет работы в проектном бизнесе (внедрение 1С), я была одновременно на двух должностях – специалист по системе качества и бизнес-аналитик (участвовала в проектах автоматизации). Проекты были в производственных компаниях численностью 200-450 сотрудников (производство цемента, производство металлоконструкций, птицефабрика).
С 2019 я индивидуальный предприниматель и бизнес-консультант.
Выполнила более 30 консалтинговых проектов по систематизации бизнес-процессов.
Написала своими руками более 1000 регламентов, и все равно постоянно нахожу возможности упростить и сделать их более удобными.
Мои принципы:
-Делать просто.
-Делать проще.
-Фокус на результат.
Моя специализация - небольшие производства и компании В2В с услугами проектного типа (строительство, поставка+монтаж оборудования, и др.).
Сферы бизнеса, с которыми я работала на проектах:
Дорожно-строительные работы
Производство изделий из камня
Услуги по грузоперевозкам (фуры, свой автопарк)
Производство металлических изделий
Производство арматуры из стеклопластика
Птицефабрика
Производство муки
Производство косметики для животных
Швейное производство
ИТ-компания (разработка VR-приложений)
ИТ-компания (мобильные приложения)
Производство цемента
ИТ-компания (внедрение 1С)
Клиника косметологии и массажа
Закупки товаров в Китае и поставка на маркетплейсы
Охранное предприятие
Переезды (домашние вещи)