Как оптимизировать внутренние процессы
Помогаю компаниям находить и устранять
операционные потери, которые съедают прибыль
- Разберу повторяющиеся сбои в работе компании
- Найду системную причину проблемы
- Помогу изменить процесс, чтобы компания перестала терять на нём деньги и рабочее время
Проект для компаний от 30 до 200 сотрудников
-
Бывают в компаниях проблемы, которые постоянно возникают:- клиенты регулярно жалуются на одно и то же
- сроки снова срываются, хотя ответственные давно назначены
- два отдела постоянно ошибаются на стыке и обвиняют друг друга
- сотрудникам уже несколько раз объясняли новое правило, но процесс постепенно возвращается к старому
- проект постоянно буксует, хотя каждый участник вроде выполняет свою работу
- результат процесса стабильно хуже ожидаемого, а очевидной причины никто не видит
Вы уже 500 раз проводили совещание, обсуждали, разговаривали, есть ответственные.
На какое-то время становится лучше, но потом проблема возвращается.
И важный сигнал, что исправляли проявление проблемы, а не условия, которые постоянно создают её заново. А нужно искать поломку в самом процессе.
Почему решения не помогают?
- Предположим, клиенты регулярно получают заказы с ошибками.
Очевидное решение: «Менеджер должен внимательнее всё проверять».
Можно провести совещание, добавить пункт в регламент, напомнить сотрудникам об ответственности. Но через месяц появляется ошибка примерно в том же месте.
Потому что настоящая причина может находиться совсем в другой области.
Например:
Данные могут неправильно собираться ещё при оформлении заказа, на этапе продажи.
Информация передаётся между сотрудниками через чаты/эл.почту, часть изменений нигде просто теряется по дороге. У нескольких людей разные версии данных.
Финальная проверка заказа происходит слишком поздно, второпях. Или вообще никто не контролирует, передав полностью ответственность на менеджера.
В такой ситуации требование «быть внимательнее» не меняет процесс.
Чтобы сбой перестал повторяться, нужно найти цепочку причин и изменить именно тот элемент системы, который позволяет ошибке возникать и проходить дальше.
Этапы проекта
Этап 1.
Аудит проблемы
Сначала я разбираюсь в ситуации: провожу интервью с собственником и ключевыми сотрудниками, изучаю текущие процессы.
Результаты:
Результаты:
- Найдена системная причина, на которую можно повлиять.
- Проведена оценка вероятности успеха при внедрении изменений.
- Определен целевой результат и критерий для проверки.
- Есть план дальнейших действий.
- Понятно, какие ресурсы нужны и в какие сроки можно уложиться.
Этап 2.
Оптимизация рабочего процесса
Я перестраиваю рабочие процессы, готовлю инструкции, регламенты, схемы. При необходимости разрабатываю таблицы и показатели.
Результат:
Процесс спроектирован в формате "как должно быть" и утвержден, есть необходимые таблицы и описанные правила работы.
Если необходима автоматизация - описываю бизнес-требования к функционалу программы и настройкам.
Результат:
Процесс спроектирован в формате "как должно быть" и утвержден, есть необходимые таблицы и описанные правила работы.
Если необходима автоматизация - описываю бизнес-требования к функционалу программы и настройкам.
Этап 3.
Внедрение изменений
Я помогаю провести встречи для сотрудников (важно, чтобы руководители несли изменения в свои отделы). Контролирую, сопровождаю, отвечаю на вопросы, помогаю снизить сопротивление сотрудников. Если необходима автоматизация - это обсуждается по итогам аудита, и может быть включено в проект (как договоримся).
Результат: достигнут тот результат, о котором мы договорились по итогам аудита.
Результат: достигнут тот результат, о котором мы договорились по итогам аудита.
С какими проблемами работаем
- ❌ В рамках этой услуги не беру запрос: «Посмотрите нашу компанию и скажите, что можно улучшить и где идет слив денег/времени».
Для этого есть отдельный аудит бизнес-процессов.
✅ В этой услуге я работаю с таким исходным запросом:
«Вот конкретная проблема. Она повторяется. Мы уже пытались её решить, но она возвращается».
Примеры проблем:
◾Регулярно срываются сроки
Разбираемся, на каком участке процесса возникает задержка и почему действующая система планирования или контроля её не предотвращает.
◾Клиенты получают результат с ошибками
Ищем, где возникает ошибка, почему её не замечают и какое изменение процесса должно не дать ей попасть дальше.
◾Отделы постоянно конфликтуют
Разбираем не отношения между сотрудниками, а процесс на стыке: кто, что, кому и в каком виде должен передавать, устраняем конфликт интересов.
◾Регламент не выполняется
Проверяем, почему правило оказалось нежизнеспособным: неудобно встроено в работу, противоречит другим действиям, требует лишних усилий или никто не контролирует результат.
◾Проект постоянно буксует
Восстанавливаем цепочку взаимодействия участников и ищем участок, который системно тормозит движение работы.
Вероника Чмыхова, специалист по бизнес-процессам
Моя специализация — небольшие производства и B2B-компании с проектным типом деятельности.
Опыт и навыки
- больше 17 лет в области бизнес-процессов (с 2008 года)
- более 30 консалтинговых проектов
- более 1000 регламентов
- опыт работы бизнес-аналитиком на проектах по внедрению 1С
- опыт обучения руководителей системному управлению
- визуальное моделирование процессов
- работаю с Visio, уверенный пользователь 1С
- уверенно работаю с показателями, понимаю принципы управленческого учета
- активно использую нейросети (ChatGPT, Claude, Gemini)
- изучаю инструменты вайбкодинга и low-code
Стоимость проекта
Аудит (этап 1)
45 000 р.
45 000 р.
Работаем с конкретными проблемами
Фиксированная стоимость
Срок 2 недели
Интервью с сотрудниками
Отчет по итогам аудита
План действий
Фиксированная стоимость
Срок 2 недели
Интервью с сотрудниками
Отчет по итогам аудита
План действий
Этап 2 и 3
от 150 000 р.
от 150 000 р.
Стоимость и сроки проекта зависят от итогов аудита, необходимости автоматизации или степени перестройки процессов
Готовы обсудить проект?
Оставьте заявку и я с вами свяжусь
Оставьте заявку и я с вами свяжусь
💬 Можно сразу написать в личные сообщения.
Частые вопросы (и честные ответы)
- Чем эта услуга отличается от аудита бизнес-процессов?Аудит БП отвечает на широкий вопрос: «Что в наших процессах стоит улучшить?»
Проект начинается с уже известной проблемы:
«Почему это постоянно происходит и как сделать, чтобы перестало?»
Мы не анализируем всю компанию. Мы глубоко разбираем одну наболевшую проблему. - А если мы ещё ни разу не пытались решить проблему?Если причина очевидна и ситуация возникла недавно, возможно, отдельный разбор вам вообще не нужен. Услуга особенно полезна там, где проблема возвращается после нескольких попыток её устранить.
- Вы будете писать новый регламент?Только если он действительно нужен для решения проблемы.
Иногда причина находится не в отсутствии регламента, а в том, что действующий процесс неудобен, ответственность распределена неправильно или контроль происходит слишком поздно. - Можно прийти с проблемой "конфликты между отделами"?Да, если конфликт возникает вокруг повторяющейся рабочей ситуации.
Например, один отдел регулярно передаёт другому неполные данные, задачи возвращаются назад и сроки срываются.
В таком случае мы разбираем процесс взаимодействия, а не личные отношения сотрудников. - Вы гарантируете, что проблема больше никогда не возникнет?Цель работы - найти системную причину, внести изменение и проверить его на реальной работе. Но корректнее оценивать не обещание «никогда больше», а фактический результат после внедрения: перестал ли процесс воспроизводить тот сбой, который возникал регулярно раньше.
- Вы работаете дистанционно?Да. Все делаем дистанционно: интервью, встречи, схемы, регламенты, таблицы, отчётность и сопровождение внедрения.
Оптимизация бизнес-процессов
через устранение повторяющихся проблем
Оптимизация бизнес-процессов не всегда требует большого проекта и перестройки всей компании. Иногда основная задача гораздо конкретнее: найти причину одного повторяющегося сбоя и изменить процесс так, чтобы проблема перестала возникать.
Это может быть регулярный срыв сроков, ошибки при выполнении заказов, потеря информации между подразделениями, повторяющиеся жалобы клиентов, невыполнение регламентов или несоответствия, которые снова выявляются во время аудитов.
В таких случаях простой аудит бизнес-процессов или описание процесса может быть недостаточным. Важно провести причинно-следственный анализ: определить, на каком этапе возникает проблема, почему существующая система контроля её не предотвращает и какие условия позволяют сбою повторяться.
При анализе бизнес-процесса анализируется реальная последовательность действий сотрудников, распределение ответственности, передача информации, контрольные точки и действующие правила. Это позволяет выявить системную причину проблемы, а не ограничиваться объяснением «сотрудник ошибся» или «нужно усилить контроль».
Главный признак того, что нужен системный разбор, — проблема уже возникала раньше и компания пыталась её решить, но она вернулась. В этом случае задача состоит в том, чтобы понять, почему бизнес-процесс продолжает её воспроизводить, и изменить сам механизм работы.
Это может быть регулярный срыв сроков, ошибки при выполнении заказов, потеря информации между подразделениями, повторяющиеся жалобы клиентов, невыполнение регламентов или несоответствия, которые снова выявляются во время аудитов.
В таких случаях простой аудит бизнес-процессов или описание процесса может быть недостаточным. Важно провести причинно-следственный анализ: определить, на каком этапе возникает проблема, почему существующая система контроля её не предотвращает и какие условия позволяют сбою повторяться.
При анализе бизнес-процесса анализируется реальная последовательность действий сотрудников, распределение ответственности, передача информации, контрольные точки и действующие правила. Это позволяет выявить системную причину проблемы, а не ограничиваться объяснением «сотрудник ошибся» или «нужно усилить контроль».
Главный признак того, что нужен системный разбор, — проблема уже возникала раньше и компания пыталась её решить, но она вернулась. В этом случае задача состоит в том, чтобы понять, почему бизнес-процесс продолжает её воспроизводить, и изменить сам механизм работы.