Компания занимается домашними переездами под ключ (пакует вещи, перевозит и доставляет в новую квартиру, при необходимости хранит вещи на складе).

Проблемы были следующие:
❌ Сотрудники забывали уточнить некоторые детали переезда, могли некорректно посчитать цену.
❌ При переезде часто возникают конфликтные ситуации, связанные с правилами выполнения перевозки и упаковки.
❌ Не все сотрудники знали правила и не всегда они доводились до клиентов.
❌ Руководитель отдела продаж решал большое количество операционных вопросов и не успевал заниматься обучением сотрудников и контролем.
❌ Система мотивации не давала возможность управлять качеством работы сотрудников (у всех была или почасовая оплата, или процент от продаж).
⠀
Что сделали:
⠀
1 – Пересмотрели функциональные обязанности каждого сотрудника, закрепили документально, в т.ч. для руководителя отдела продаж.
2 – Все правила переезда и нюансы выполнения работ зафиксировали в рабочих инструкциях (регламентах).
3 – Сделали расчетную таблицу для менеджеров, в которой разложили по полочкам всю логику расчета стоимости переезда, и варианты в зависимости от деталей.
4 – Разработали таблицу с KPI для ключевых сотрудников.
⠀
Результаты:
⠀
✅ Сотрудники работают по единым правилам.
✅ Правила четко определены и зафиксированы. Всегда есть возможность проверить,
✅ Система мотивации учитывает качество работы сотрудника (жалобы от клиентов, средний чек, время обработки заявок и т.п.).
✅ Время на обучение новых сотрудников сократилось в 2 раза.

В октябре 2020 года компания обратилась ко мне с запросом: "Помогите нам навести порядок в компании, хотим написать регламенты". Двое собственников периодически начинали изменения в компании, но им не удавалось довести все до конца. И ситуация снова откатывалась обратно.

Изначально мы попытались описать бизнес-процессы, но столкнулись с основной проблемой: руководители среднего звена либо отсутствуют вообще, либо не соответствуют должности и неэффективны.

Мы остановили проект. И запустили новый.
Первым этапом была задача по подбору руководителей подразделений, которые станут командой и опорой для собственников. К концу февраля в компании уже работал новый руководитель отдела продаж, из своих нашли операционного директора и взяли нового специалиста по HR.

Результат
Владельцы бизнеса полностью делегировали операционку по основным процессам (продажи и производство) руководителям подразделений. Им реально перестали звонить и обращаться с вопросами в этих областях. Посмотреть отзыв можно в разделе "Отзывы".

Сейчас проект во второй фазе: мы спланировали цели на этот год и сейчас идут изменения во вспомогательных процессах (управление персоналом, ИТ-процессы, управление финансами).

"Хотим стать системными" - таков был основной запрос. Компания планирует масштабироваться и нанимать новых сотрудников. Но для этого необходимо построить бизнес-процессы и создать основу из регламентов. Чтобы каждый знал, за что он отвечает и быстро входил в курс дела. Пытались сами описать процессы, но застряли.
Кроме того, планируется переход на Битрикс24 и нужно понять, что и как там автоматизировать.

Проект шел 2,5 месяца. Разработаны и описаны регламентами следующие бизнес-процессы:
- Разработка новых продуктов
- Маркетинг и продвижение бренда
- Производство продукции
- Закупки, склад и отгрузка товара
- Прием-увольнение сотрудников
- Работа с задачами и совещания

Результат
Появилась система: понятны процессы и ответственность каждого в них.
Есть файл, в котором четко указано, кто какую роль исполняет и какие у него обязанности.
Регламентами описаны основные действия сотрудников в рамках процессов.
Начали работать в Битрикс24, активно используют задачи и идет настройка сделок.

Компания производит одежду из трикотажного полотна и поставляет продукцию на маркетплейсы.
Сотрудников - 35. Есть офис и производственный цех.
Компания стала расти, появились проблемы и решать их приходится собственнику. На это уходит много времени и сил.
Задача - выстроить правильно бизнес-процессы и зафиксировать в виде регламентов, чтобы избежать конфликтов и снизить время на обучение новых сотрудников.

Проект шел 3,5 месяца. Разработаны и описаны регламентами следующие бизнес-процессы:
- Разработка новых изделий
- Маркетинг и продвижение бренда
- Планирование и обеспечение швейного производства
- Производство продукции (свой цех + давальчество/подрядчики)
- Закупки, склад и отгрузка товара
- Подготовка товара для маркетплейса
- Продажи на маркетплейсе

Результат
Цели записаны и распланированы по месяцам.
Появились планы по разработке новых изделий и планы производства. Сотрудники сказали: «Наконец-то нам понятно, чего от нас ждут».
Регламентами описаны основные действия сотрудников в рамках процессов.
Появилась матрица, с помощью которой можно легко закрепить функционал за конкретным сотрудником. Теперь понятно – каких людей брать и на какие роли/функции.
Начали нанимать новых сотрудников и убираем «перегруз» у текущих.
Производительность в августе +20% изделий по количеству.
Начинаем автоматизацию процессов.

Компания помогает закупать товары в Китае и поставлять их на маркетплейсы.
Сотрудников - 15.
"Нужен бизнес-аналитик, чтобы описать процессы.
Хотим масштабироваться, но попробовали сами описать все и застряли на месте. Есть опасение, что уйдет очень много времени".
Задача – описать бизнес-процессы в виде регламентов, чтобы снизить время на обучение новых сотрудников.

За 2,5 месяца я описала регламенты, от маркетинга и обработки заявки, до отгрузки товара на маркетплейс.

Результат
Четкие правила работы для сотрудников и распределение ответственности, чтобы не возникало вопросов и конфликтов.
Снижение времени в будущем на обучение новых сотрудников.
Экономия времени, которое было на описание процессов и регламентов.
Сам клиент писал бы это все как минимум в 2 раза дольше и потратил бы в 5 раз больше времени (то, что было делегировано мне).
Описания процессов явились основой для автоматизации и переданы программистам.

Компания продает программы 1С и оказывает услуги по внедрению программ 1С.
Сотрудников - 30.
Компания выросла из прямого управления, появились отделы, и возник риск потери управляемости.
Нужен был процессный подход и внедрение системы качества по ISO 9001.

За 7 месяцев разработана и внедрена система качества, появились цели и планы по отделам.
Описаны все процессы работы сотрудников:
- Управление системой качества
- Продажи программных продуктов и сервисов 1С
- Сопровождение (линия консультаций и ИТС)
- Выполнение платных работ и проектов

Аудит на соответствие требованиям стандарта пройден успешно без несоответствий (2017 год), а также компания регулярно проходит ежегодные подтверждающие аудиты.

Результат
За 8 месяцев разработана и внедрена система качества, получен сертификат соответствия по ISO 9001 (аудитор - Бюро Веритас).
За 2018 и 2019 годы производительность увеличивалась на 20% ежегодно.
Появился уровень руководителей среднего звена, которые сами "рулят" процессами.
У руководителя компании высвободилось 20% рабочего времени.

Компания продает программы 1С и оказывает услуги по внедрению программ 1С.
Сотрудников - 49.
У компании стали появляться отделы и возникли сложности, связанные с разделением функций между сотрудниками. Кроме того, для повышения рейтинга компании необходимо было внедрение системы качества по ISO 9001.

За 1 год разработаны и описаны все бизнес-процессы:
- Управление системой качества
- Продажи программных продуктов и сервисов 1С
- Сопровождение (линия консультаций и ИТС)
- Корпоративные продажи
- Реализация проектов
- Web-проекты на Битрикс

Результат
За 1 год разработана и внедрена система качества, получен сертификат соответствия по ISO 9001 (аудитор - DNV).
За 1 год компания выросла в штате на 60%.
В 2 раза уменьшилось количество неуспешных проектов у корпоративных клиентов.