Насколько рационально организована ваша работа:
как повысить личную эффективность без постоянной спешки

Можно быть очень занятым человеком и при этом тратить заметную часть дня впустую.

Не на отдых и не на разговоры с коллегами. А на вполне рабочие вещи: искать информацию, ждать ответа, переделывать, уточнять, переключаться между задачами, вспоминать, что именно обещали, и снова открывать файл, который уже три раза куда-то сохранили.

Вы работаете, вы безумно заняты.
Но вопрос в другом: насколько рационально организована сама работа?

Потому что личная эффективность зависит не от скорости, дисциплины и силы воли. Огромную роль играет то, как устроен ваш рабочий процесс.

Рациональная организация работы означает, что вы получаете нужный результат с разумными затратами времени, внимания и сил.

Ключевое слово здесь "результат".

Можно быстро отвечать на сообщения, посещать все встречи, аккуратно вести список задач и к вечеру чувствовать себя абсолютно выжатым. Но если главные задачи почти не продвинулись, высокая активность мало что дала.

Хорошо организованная работа выглядит иначе:

• вы понимаете свои приоритеты
• нужная информация быстро находится
• повторяющиеся действия упрощены
• задачи не теряются
• лишние согласования сведены к минимуму
• важная работа делается раньше, чем остальные мелочи

Это и есть одна из основ личной эффективности.

Количество задач сейчас растет быстрее, чем когда бы то ни было.
Поэтому полезнее спрашивать:
Что из того, что я делаю, вообще стоит делать?

А затем:
Можно ли это делать проще?

Представьте специалиста, который каждую пятницу два часа собирает отчёт. Он копирует данные из трёх источников, сверяет их, переносит в таблицу и отправляет руководителю.

Можно научиться собирать отчёт за полтора часа.
А можно выяснить, что руководитель смотрит в нём только четыре показателя, половина данных дублируется, а часть можно брать из уже готового отчёта.
Во втором случае проблема решается намного интереснее.

Есть несколько видов рабочих потерь, которые встречаются практически в любой компании.

Поиск информации

Где договор? Какая версия презентации последняя? Куда прислали расчёт? О чем договорились на прошлой встрече с клиентом?
Пять минут здесь, семь минут там, и за неделю набирается приличное количество времени.

Если информацию приходится регулярно искать, стоит изменить способ хранения.
Например:

• хранить файлы по понятной структуре
• давать документам нормальные названия
• держать ссылки на основные материалы в одном месте
• фиксировать важные договорённости письменно

Ожидание других людей

Вы не можете закончить задачу, пока коллега не пришлёт цифры, руководитель не согласует решение или клиент не ответит на вопрос.
Само ожидание иногда неизбежно. Проблема начинается, когда вы вспоминаете о зависимости в последний момент.

Рациональнее заранее определить:

• что вам потребуется
• у кого это нужно запросить
• к какому сроку
• что делать, если ответа нет

Переделки

Очень дорогой вид потерь.
Вы сделали работу, показали руководителю, а выяснилось, что нужен другой формат.
Собрали аналитику за год, хотя нужны были последние три месяца.

Перед началом сложной задачи стоит потратить несколько минут и уточнить:

• какой нужен результат
• для чего он нужен
• кто будет им пользоваться
• что обязательно должно быть внутри
• какие ограничения есть

Эти несколько минут часто экономят часы.

Представьте, что вы начали писать коммерческое предложение.
Через пять минут пришло сообщение в рабочий чат. Вы ответили.
Вернулись к предложению. Потом позвонил коллега. После звонка вспомнили про письмо клиенту. Открыли почту, увидели ещё два письма, ответили на них.

Через сорок минут коммерческое предложение всё ещё открыто.
Каждое переключение само по себе небольшое. Но мозгу приходится снова восстанавливать контекст задачи.

Поэтому полезно хотя бы часть дня защищать от переключений.
Например, выделять 60 минут на работу с одной задачей и на это время:

• закрывать мессенджеры
• не проверять почту
• убирать телефон
• фиксировать внезапно возникшие мысли отдельно, не бросаясь сразу их выполнять

Особенно это важно для задач, где нужно думать: писать, анализировать, проектировать, считать, принимать решения.

Ответьте на каждый вопрос "да" или "нет".

1. Я понимаю, какие 1-3 задачи сейчас сильнее всего влияют на мой рабочий результат?
2. Перед началом сложной задачи мне обычно понятно, какой результат должен получиться?
3. Я быстро нахожу нужные рабочие файлы, документы и договорённости?
4. Большая часть моих задач зафиксирована в одном понятном месте, а не хранится одновременно в голове, почте и нескольких чатах?
5. Я заранее знаю, какие мои задачи зависят от коллег, руководителя или клиентов?
6. Я запрашиваю нужную информацию заранее, а не в момент, когда без неё уже невозможно двигаться дальше?
7. Повторяющиеся задачи со временем становятся у меня проще за счёт шаблонов, правил или изменения процесса?
8. Я редко переделываю работу из-за того, что задача была понята неправильно?
9. У меня есть время, когда я могу спокойно работать над важной задачей без постоянных переключений?
10. Я могу объяснить, зачем выполняю большую часть регулярных действий и отчётов?
11. Если одна и та же проблема повторяется, я стараюсь найти её причину и изменить способ работы?
12. В конце большинства рабочих дней у меня есть ощущение, что важные задачи действительно продвинулись, а не только появилось много закрытых мелочей?

Посчитайте количество ответов "да".

10-12 "да". Работа в целом организована рационально. Скорее всего, основные резервы находятся уже в отдельных процессах и повторяющихся задачах.

7-9 "да". Система есть, но часть времени регулярно теряется. Посмотрите, какие вопросы получили "нет". Именно там находятся самые доступные точки для улучшения.

4-6 "да". Значительная часть личной эффективности сейчас зависит от ручного контроля, памяти и постоянных переключений. Есть хороший потенциал для оптимизации.

0-3 "да". Рабочий день, скорее всего, сильно зависит от внешних обстоятельств и текущего потока задач. Начните с простого: приоритеты, единое место для задач, порядок в информации и анализ повторяющихся потерь.

Не старайтесь получить идеальные 12 баллов :)

Гораздо полезнее найти два-три пункта, которые постоянно забирают ваше время, и изменить их. Потому что вопрос "как успевать все сделать" часто решается довольно неожиданно: не пытаться вместить в день больше работы, а сделать так, чтобы сама работа требовала от вас меньше лишних действий.