Технологии управления бизнесом - Блог эксперта Вероники Чмыховой

Систематизация бизнеса в 2023 году

Любой бизнес похож на планету, летящую во Вселенной: вокруг неопределенность, внезапно может прилететь какой-то горящий метеорит или зеленые инопланетяне с других планет. И важно, чтобы у планеты были твёрдое ядро и система защиты от этого всего «добра».

Есть мнение, что сейчас бизнесу сложно что-то планировать в условиях неопределенности и постоянных встрясок. Однако, если нет планов, то нет и фокуса у сотрудников. А фокус нужен как минимум для того, чтобы снижать стресс от происходящего и занимать мозги сотрудников реальными делами, а не чтением новостей. Короче, я за планирование в любых ситуациях.

Часто предприниматели сомневаются, стоит ли им затевать изменения и планировать амбициозные проекты по развитию компании. Потому что они и так уже зарылись в операционке и пожарах, а новые идеи потребуют еще большей включенности. С одной стороны, хочется уже роста для бизнеса, а с другой стороны - некогда и нет сил.

А как вообще планировать рост компании, если сотрудники «кто в лес - кто по дрова», и непонятно кто чем занимается? Когда отсутствует прозрачность в бизнесе и сотрудники не особо заинтересованы в результате работы.



Обеспечить устойчивый рост (особенно в условиях изменений) можно только через системное управление и оптимизацию процессов.
Бизнес растет тогда, когда тыл прикрыт и компанию не трясёт каждый день.
Когда сотрудники сами понимают, что они делают, отвечают за свой результат и работают максимально автономно (без тотального контроля).

Что я подразумеваю под системным управлением.
Это цикличная замкнутая цепочка из этапов: планирование – выполнение – контроль – изменения.

Этап «Планирование» – это цели/планы и очень чёткие правила работы. Когда сотрудник не задумывается о том, что он сегодня должен делать, как он должен это делать, и что должно быть в результате. Не должен владелец компании стоять над душой у каждого и проверять, как идет проект или отгрузка важному клиенту.

Кстати, планирование – это крутой инструмент управления. Особенно сейчас, когда сотрудники читают и обсуждают новости вместо того, чтобы работать. А надо загрузить их четкими планами и назначить ответственными за понятный результат.

Этап «Выполнение». Тут сотрудники делают свою работу. А задача предпринимателя на этом этапе – обеспечить необходимые ресурсы, чтобы сотрудники могли выполнить запланированное.

Этап «Контроль». Важно соблюсти баланс и не уйти в микроменеджмент. Я рекомендую контролировать результаты, а не выполнение процесса.
Для этого на этапе планирования мы определяем ЦКП (ценный конечный продукт или результат) для каждого сотрудника. Желательно, чтобы ЦКП можно было измерить в цифрах или штуках или попугаях. Тогда проще оценить работу сотрудника и привязать его мотивацию к целям бизнеса. Про KPI читайте отдельную статью, тут не буду дублировать информацию.

На основе оценки работы сотрудников уже можно принимать решения по изменениям. Это четвертый этап системного управления. Тут работаем с причинами отклонений в результатах, ищем что мешает. Либо нужны новые правила, либо сотрудника нужно поменять, либо систему автоматизации внедрить.

Системное управление внедряется не за 1 месяц. Но начинать нужно как можно раньше, чтобы создать твердое ядро компании для дальнейшего развития. Системное управление экономит время предпринимателя, упрощает работу сотрудникам и уменьшает риски неправильных действий.

С чего начать?
Рекомендую начинать с систематизации структуры компании и обязанностей сотрудников. Пересмотрите процессы, уберите явные дыры и четко определите основные правила взаимодействий.