Технологии управления бизнесом - Блог эксперта Вероники Чмыховой

Как предпринимателю выйти из операционки


Поговорим о том, как предпринимателю выйти из операционки и освободить себе время. Начнем с поиска причины, откуда ноги растут у такой проблемы как «не хватает времени».

Причина основная в том, что когда компания начинает расти, собственник по привычке продолжает заниматься операционными задачами. То есть предприниматель одновременно выполняет несколько ролей: он и собственник компании, и менеджер по продажам, и снабженец, он же контролирует проекты или выполнение работ, и в производстве везде за всем следит. Как тут не порваться на британский флаг, да?

Путь в данном случае только один: делегировать операционные задачи и обязанности.

Как это можно сделать? Первым шагом я рекомендую сесть и на листочек выписать все задачи, которые вы делаете в течение дня.  Выписывать лучше в течение нескольких дней, потому что вы можете слету всё не вспомнить, а постепенно этот список у вас наполнится.

В список вы выгружаете все-все-все рабочие дела и задачи, а дальше начинаете работать с этим списком. Нужно отметить те задачи, которые относятся к операционным. Это процессы продаж, процесс закупок, процессы реализации продукции, реализации услуг, выполнения и оказания услуг или производства товаров. Например, созвониться с клиентом и договориться о поставке, выбить из поставщика скидку, заключить договор с поставщиком/клиентом, проконтролировать отгрузку, провести планерку на производстве, и т.д.

Это функции, которые можно делегировать. Я больше скажу, собственнику НУЖНО их делегировать, потому что пока вы их не отдаете - вы не двигаетесь дальше. У вас просто не хватит времени на то, чтобы заниматься основными функциями собственника.

У владельца компании должны остаться функции управления: планирование, разработка стратегии, цели компании, разработка kpi, контроль показателей бизнеса, общий контроль сверху.

Продолжим про список дел. На каждую задачу вы смотрите и принимаете решение, к какому процессу она относится. Если вы устанавливаете цены на продукцию, то это относится к продажам. Если вы общаетесь с поставщиками, это к закупкам. Ну и так далее.

В итоге в вашем списке будут группы задач по разным процессам.  Очень удобно работать со стикерами в этом случае, потому что вы эти стикеры сможете двигать и группировать.  Либо можно делать в электронном виде, там тоже удобно написать все задачи, а потом их сгруппировать по процессам, или просто отмечать разными цветами.

А дальше вы принимаете решение, что из этого можно делегировать, и кому. Понятно, что если компания маленькая, если у вас всего 5 человек, то вы далеко не всё сможете делегировать им. Смотрите на то, какие задачи у вас сейчас занимают больше всего времени и нанимайте человека под этот процесс. Если вы много погружены в продажи – значит нужен менеджер по продажам или руководитель отдела продаж. Если вы больше в производстве – смотрите, кто вам нужен там. Нанимая нового человека, у вас должен быть или прирост в выручке/прибыли, или у вас должно освободиться время (а значит вы будете развивать бизнес и найдете способы роста прибыли).

Ко мне иногда приходят предприниматели и говорят: я свои все задачи отдаю, а они ничего не делают. Или делают, но криво, с ошибками. Я в этом случае погружаюсь в причины.
А делают ли они вообще задачи, которые вы им поручаете? Если не делают, то почему, что говорят? А с какой регулярностью вы проверяете выполнение задач? Что вам отвечают? Если они не делают, то как это влияет на сотрудника?

Если задачи не выполняются, то это либо ваша личная недоработка (вы некорректно ставите задачу, сотрудник не понимает чего от него ждут, вы не проверяете), либо все-таки дело в самом сотруднике (он неспособен делать то, для чего его наняли) и тогда зачем он вам в компании.

Итоги. Чтобы предпринимателю выйти из операционки, нужно для начала поработать со своими задачами. Выгрузить в список, распределить по группам/процессам и постараться делегировать то, что относится к операционным задачам. Это будет начало систематизации бизнеса. 
Возникнут сложности – обращайтесь. 
https://bprocess.ru